Prozessoptimierung & Prozessuale Reorganisation

Damit neue Prozesse zum Erfolg werden: Prozessberatung von Serviceware

Laut Untersuchungen haben zahlreiche Unternehmen bis zu 25 % Optimierungsbedarf bei ihren Prozesskosten und sogar 50 % in den Durchlaufzeiten. Damit die Einführung einer neuen Enterprise Service Management (ESM) Lösung zum Erfolg wird, helfen wir unseren Kunden bei der Reorganisation und Neudefinition ihrer Prozesse.

Jetzt Prozessberatungstermin vereinbaren Mehr erfahren, warum viele ESM-Projekte scheitern

Vier Gründe, warum Unternehmen ihre Prozesse optimieren

Laut Untersuchungen des US-Beratungsunternehmens 6Sigma.us können Unternehmen eine Vielzahl an Optimierungen erzielen, wenn sie sich konsequent der Verbesserung ihrer Prozesse mit Hilfe strategischer Beratung widmen. Zu den Hauptzielen, die immer wieder genannt werden und durch Prozessoptimierung erreicht werden können, gehören laut 6Sigma.us die folgenden vier Bereiche:

Kostensenkung

Unternehmen erzielen in der Regel Kosteneinsparungen von 15 bis 25 % durch optimierte Prozesse, indem sie redundante Schritte eliminieren und Ressourcenverschwendung reduzieren.

Qualitätsverbesserung

Optimierte Prozesse führen zu weniger Fehlern und konsistenteren Ergebnissen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Zeiteffizienz

Durch optimierte Arbeitsabläufe kann die Prozessdurchlaufzeit um bis zu 50 % reduziert werden, wodurch schneller auf Marktanforderungen reagiert werden kann.

Ressourcennutzung

Eine bessere Zuweisung von personellen und materiellen Ressourcen führt häufig zu Produktivitätssteigerungen von 20 bis 30 %.

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Doch warum fällt es Firmen so schwer, ihre Prozesse so aufzusetzen, dass sie optimal laufen?

Laut Antony et al. (2019) scheitern viele Prozess-Optimierungen aufgrund der folgenden Herausforderungen:

Fehlendes Commitment des oberen Managements
Mangelnde Beteiligung / Engagement der Mitarbeitenden
Ressourcendefizite bei Zeit und/oder Personal
Unzureichende Kompetenzen im Projektteam
Teilweise schlechte Auswahl der Projekte und falsche Priorisierung
Fehlende Nachhaltigkeit der Maßnahmen bzw. Rückfall in alte Routinen

Zudem erhöht sich der Optimierungsdruck immer weiter, da durch Künstliche Intelligenz der Abstand zu den Best-in-class-Unternehmen weiter steigt.

Fazit: Unternehmen könnten eine Vielzahl an Schätzen durch die Optimierungen ihrer Prozessen heben, doch fehlt es ihnen häufig an entsprechendem Methodenwissen sowie Erfahrung in der Prozessberatung.

„Mit Serviceware habe ich einen strategischen Partner an meiner Seite, der nicht nur berät, sondern auch technisches Know-how mitbringt und professionelles Projektmanagement übernehmen kann. Das schafft Vertrauen und lässt mir viel Raum für meine eigene Arbeit.“

Jan Kornfeld

Director IT Cloud Management Services bei Hapag-Lloyd AG

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Mehr als 25 Jahre Erfahrung in Prozessoptimierung und prozessualer Reorganisation

Unser Team besteht aus erfahrenen Prozessberaterinnen und -beratern mit hoher Seniorität und klarem Fokus auf messbare Ergebnisse. Sie bringen langjährige Praxiserfahrung aus Top-Beratungen wie McKinsey, Kearney oder führenden Konzernen mit, und haben strategische und operative Transformationsprogramme selbst verantwortet. Diese Kombination aus Beratungsexzellenz und Umsetzungsverantwortung unterscheidet uns von anderen Strategieberatungen.

Meet Dr. Florian Meister

Dr. Florian Meister
Managing Director, Strategic Service Consulting GmbH - a Serviceware Company

Übernehmen Sie wieder die Kontrolle über ihre Prozesse

Die Beraterinnen und Berater der Serviceware verfügen über tiefe Expertise in der Strategieberatung – von Prozess-, Architektur- und Lösungsdesign bis hin zur Realisierung komplexer Transformations-projekte. Dabei sprechen wir die Sprache von Business und IT gleichermaßen – und sorgen so für greifbare Ergebnisse statt theoretischer Konzepte.

Unsere Prozessoptimierung umfasst unterschiedliche Perspektiven:

Betriebswirtschaftliche Perspektive: Analyse und Optimierung aus betriebswirtschaftlicher Sicht - basierend auf etablierten Best-Practice-Methoden und mit klaren Priorisierungslogiken
Governance Perspektive: Anpassung und Optimierung aller Prozesse aus Governance- und Compliance-Gesichtspunkten
IT-Perspektive: Prozesse werden - wo möglich - digitalisiert und automatisiert, und dies mit einem besonderen Fokus auf AI
Psychologische Perspektive: Organisationen werden gezielt gefordert, ohne sie zu überlasten

Wir begleiten unsere Kunden dabei, ihre Prozesse ganzheitlich zu optimieren: von der Strategie über die Konzeption bis zur Umsetzung inklusive dem organisatorischen Change Management. Bei Bedarf übernehmen wir zudem das Interims-Management für ausgewählte Rollen.

Ganzheitliche Beratung

Von der Analyse bis zur Umsetzung: Unsere Prozessoptimierung sichert die tatsächliche Umsetzung und messbaren Erfolge unserer Konzepte.

Gehobene Potentiale

Wir heben Potential: In den letzten Jahren konnten wir bei unseren Kunden-Projekten durchschnittlich rund 20 % Potentiale in unterschiedlichen Sektoren wie Effizienz, Agilität, Kosten etc. heben.

Reduktion der Durchlaufzeiten

Je nach Digitalisierungsgrad konnten wir die Durchlaufzeiten unserer Kunden zwischen 37 – 63 % reduzieren.

Health Check

Unser Health-Check zeigt, dass unsere Kunden mehr als 83 % der modellierten Prozesse in der Praxis leben.

Methodiken werden im Unternehmen etabliert

Nach Durchführung unserer Projekte kann ein Großteil unserer Kunden die angewendeten Methodiken in ihren Unternehmen übernehmen und etablieren; vergleichbare Folge-Projekte können dann in Eigenregie durch das Unternehmen durchgeführt werden.

Kennen Sie den Reifegrad ihrer IT-Service Management Prozesse?

Nein? Dann fordern Sie ihr unverbindliches Beratungsangebot an: In einem Halb- oder Ganztages-Workshop bestimmen wir gemeinsam mit Ihnen und mit Hilfe unseres „Heat-Map“-Verfahrens den Maturitätsgrad Ihrer ITSM-Prozesse.

Jetzt „Heat-Map“-Workshop vereinbaren

FAQs

Was versteht man unter Prozessoptimierung?

Unter Prozessoptimierung versteht man einfach gesagt: Die Prozesse so zu gestalten, dass diese auf die Unternehmensziele abgestimmt sind. Das bedeutet: Leistungen können in höherer Qualität, effizienter, kostengünstiger oder mit weniger Aufwand bereitgestellt werden. Dazu werden bestehende Prozesse analysieren, Optimierungspotentiale identifizieren und sofern machbar in der Praxis realisiert.

Welche Bereiche umfasst die Prozessberatung der Serviceware?

Serviceware berät zu allen Unternehmensprozessen mit dem Fokus auf ITSM, ITFM und IT-Security. Darüber hinaus beraten wir regelmäßig HR- und Controlling-Abteilungen bei ihren Prozessen und deren Digitalisierung.

Warum brauchen Unternehmen optimierte Prozesse?

Um langfristig erfolgreich zu sein, reicht es nicht, Prozesse einmalig aufzusetzen. Durch technologischen Fortschritt, Anpassungen in benötigten Kompetenzen oder auch durch regulatorischen Druck müssen Prozesse kontinuierlich angepasst und immer wieder an den aktuellen Markstandard – besser noch: darüber hinaus – angepasst werden.

Warum führt eine Prozessoptimierung zu messbaren Ergebnissen?

Prozesse bestimmen das tägliche Handeln aller Mitarbeitenden in einem Unternehmen. Sind diese optimal auf die Leistungserbringung ausgerichtet, verringern sich Reibungsverluste und es entsteht mehr Transparenz für alle Beteiligten. Durch eine Prozessdefinition und -optimierung lassen sich erstmals KPIs erheben, welche vorher für Unternehmen nicht zugänglich waren.

Wie wird der ROI einer Prozessoptimierung gemessen?

Der Return on Investment (ROI) in der Prozessoptimierung lässt bei simpler Effizienzoptimierung durch einen Vorher-/Nachher-Vergleich der Prozessdurchlaufzeiten oder Durchlaufkosten messen. Bei komplexeren Prozessen werden die Erfolgskriterien anhand von Unternehmens-KPIs zu Beginn der Projekte definiert und gemessen.

Wie gehen die Beraterinnen und Berater von Serviceware bei der Prozessoptimierung vor?

Serviceware berät anhand von Best-Practices und gängigen Prozess-Frameworks (z.B. ITIL, Cobit, LEAN, Six Sigma). Wir nutzen diese als Ausgangspunkt und passen die Prozesse auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

Was versteht man unter einer prozessualen Reorganisation?

Prozessuale Reorganisation bedeutet, dass das Prozessgerüst eines Unternehmens vollständig oder in spezifischen Teilbereichen neu betrachtet, harmonisiert und innerhalb der einzelnen Prozesse auf Effizienz und Qualität optimiert wird. Ziel einer solchen Reorganisation ist es, die Leistungsfähigkeit des Gesamtunternehmens zu stärken. Häufig kommt es dabei zur Neugestaltung der Prozess-Governance und dem Aufbau von Kernrollen im Prozessmanagement.

Übernehmen die Beraterinnen und Berater von Serviceware auch die Implementierung während und die Erfolgsmessung nach einer prozessualen Reorganisation?

Serviceware optimiert Kundenprozesse nicht nur Ende-zu-Ende, sondern unterstützt Unternehmen auch bei der Definition, Implementierung und dem Nachhalten des Erfolges der neuen Prozesse. Darüber hinaus bieten wir auch an, die Prozesse ad interim operativ zu steuern, damit die Mitarbeitenden unserer Kunden im operativen Tagesgeschäft entlastet werden und von unseren Beratern lernen können.

Welche Möglichkeiten eines Interims-Management in Kundenprojekten gibt es?

Jede durch uns definierte Rolle innerhalb der Prozesse übernehmen wir gerne für einen definierten Zeitraum, um Ihren Mitarbeitenden den Einstieg in die neue Prozesswelt zu erleichtern. Dabei leiten wir routiniert durch den Ablauf des Prozesses und stellen Prozesstreue und Qualität dieser sicher. Zusätzlich bieten wir auch an Führungspositionen bei Übergängen zu übernehmen.

Welche Ausbildung haben die Prozessberaterinnen und -berater von Serviceware?

Die Projektleiter und Partner der Strategic Service Consulting wurden bei den weltweit führenden Strategieberatungen ausgebildet – z.B. bei McKinsey & Company und AT Kearney – und zeichnen sich durch außergewöhnlich hohe Seniorität aus. Zusätzlich sind unserer Beraterinnen und Berater ITIL v4 und FinOps zertifiziert.