ERP vs. IT-Abrechnungssoftware: Preisgestaltung und Rückverrechnung

Die Lücke zwischen ERP und IT Billing

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind unverzichtbar für Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Compliance. Für die IT-Abrechnung fehlen jedoch häufig Funktionen zur Modellierung von IT-Services, zur verbrauchsabhängigen Preisgestaltung und zur transparenten Rückverrechnung. Spezialisierte IT-Abrechnungssoftware ergänzt ERP-Systeme um servicebasierte Kostenmodelle, Unit Rates, dynamische Allokationen, Stückpreisberechnungen (Total Cost of Ownership TCO) und Governance-Prozesse - ohne den Prozess in Tabellenkalkulationen oder spröde ERP-Anpassungen zu zwingen.

IT-Abrechnung kurz erklärt: Wo ERP an Grenzen stößt

Wenn das Thema IT-Abrechnung zur Sprache kommt, folgt oft die gleiche Frage:

"Können wir das nicht einfach im ERP machen?"

Die Frage ist nachvollziehbar. ERP-Systeme verwalten Finanzdaten, Kostenstellen und Buchungen. Allerdings basiert interne IT-Abrechnung auf operativen Verbrauchsdaten, Servicekosten und Preislogiken, die außerhalb der klassischen ERP-Welt liegen.

Unternehmen, die IT-Abrechnung ausschließlich im ERP umsetzen möchten, arbeiten oft mit einer Kombination aus Tabellenkalkulationen, manuellen Umlagen und individuellen Anpassungen. Der Grund dafür ist einfach: ERP-Systeme wurden für Buchhaltungs-Transaktionen entwickelt, nicht für die Modellierung von IT-Services und deren Nutzung.

Dieser Beitrag zeigt sieben typische Funktionslücken auf und erläutert, wie spezialisierte IT Billing Software diese Lücken schließt, ohne ERP-Systeme zu ersetzen.

Warum ERP für IT-Abrechnung an Grenzen stößt

ERP-Systeme sind für Transaktionen, Buchungen und Compliance konzipiert. Sie unterstützen insbesondere bei:

• Erfassung von Ist-Kosten

• Verwaltung von Kostenstellen und Konten

• Finanzberichterstattung und Compliance

• Externer Rechnungsstellung

• Periodenabschlüssen und Buchungsprozessen

IT-Abrechnung erfordert:

• Servicebasierte Kostenmodelle

• Verbrauchsmessung und Consumption Metering

• Preis- und Verrechnungslogiken

• Treiber-basierte Allokationen

• Billing-Workflows und Governance

ERP-Systeme beantworten die Frage, wo Kosten verbucht wurden. Interne IT-Abrechnung ist zwischen Betrieb und Finanzen angesiedelt und beantwortet die Frage, welche Leistungen erbracht, genutzt und verrechnet wurden. Genau diese Verbindung zwischen IT und Finance entscheidet über die Akzeptanz von Showback- und Chargeback-Modellen.

IT-Abrechnung verstehen

Erfolgreiche IT-Abrechnung basiert auf belastbaren Kosteninformationen. Nur wenn die tatsächlichen Kosten eines Services bekannt sind, lassen sich nachvollziehbare Preise und faire Verrechnungen erstellen. Deshalb bilden Total Cost of Ownership (TCO), Service Costing und transparente Kostenmodelle die Grundlage jeder erfolgreichen Showback- oder Chargeback-Initiative.

Total Cost of Ownership im IT Billing lesen

7 ERP-Lücken bei Preisgestaltung und Rückverrechnung

1. Kein natives Konzept für IT-Dienstleistungen

ERP arbeitet mit:

• Konten

• Kostenstellen

• Innenaufträgen

• Buchungskreisen

IT-Abrechnung basiert hingegen auf:

• IT-Services

• Verbrauchseinheiten

• Nachfrage

• Kostentreibern

ERP-Systeme erfassen, wo Kosten entstehen. Sie verstehen jedoch nicht automatisch, welchen Service diese Kosten unterstützen. Ohne Servicemodell wirken Verrechnungen häufig willkürlich und schwer nachvollziehbar.

Als Folge werden Rechnungen und Verrechnungen häufiger hinterfragt.

2. Begrenzte Unterstützung für verbrauchsbasierte Preisgestaltung

IT-Abrechnung basiert auf operativen Verbrauchsdaten wie:

• VM-Stunden

• verbrauchter Speicherplatz

• Ticketvolumen

• Anzahl unterstützte Nutzer

• Cloud-Nutzung

ERP-Systeme wurden nicht dafür entwickelt, diese Daten kontinuierlich zu erfassen, zu normalisieren und in Servicepreise zu überführen.

Infolgedessen exportieren Unternehmen Daten in Tabellenkalkulationen, berechnen die Preise manuell und importieren die Zahlen anschließen wieder ins ERP-System, was höheren Aufwand, längere Durchlaufzeiten und mehr Fehlerpotenzial bedeutet.

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3. Statische Allokationen statt dynamischer Kostentreiber

ERP-Zuordnungen beruhen in der Regel auf:

• festen Verteilungsschlüsseln

• jährlichen Prozentwerten

• statische Regeln

IT-Umgebungen verändern sich jedoch kontinuierlich. Cloud-Verbrauch steigt, Nutzerzahlen ändern sich und neue Services kommen hinzu.

Dedizierte IT Billing Software berechnet Allokationen auf Basis aktueller Verbrauchs- und Leistungsdaten dynamisch, was ERP-Systeme ohne umfangreiche Anpassungen nicht leisten können.

Die Kostenverteilung entspricht nicht mehr dem tatsächlichen Ressourcenverbrauch.

4. Fehlende Logik für transparente Unit Rates

ERP-Systeme können Preise speichern und verbuchen. Die eigentliche Berechnungslogik für Unit Rates liegt jedoch häufig außerhalb des Systems, es sei denn, sie sind stark angepasst.
Transparente Unit Rates basieren typischerweise auf:

• Servicekostenpools

• Verbrauchseinheiten

• Definierten Kostenrichtlinien

• Nachvollziehbaren Kostentreibern

In vielen Organisationen befinden sich diese Berechnungen in der Finanzabteilung in Tabellenkalkulationen oder individuellen Reports. Das bedeutet, die Finanzabteilung die Preise nicht validieren; das Vertrauen schwindet.

5. Gemeinsame und indirekte Kosten bleiben intransparent

Shared Services wie Identity Management, Netzwerkdienste, Security-Plattformen, Monitoring-Lösungen gehören zu den schwierigsten Kostenarten in der IT-Abrechnung.

ERP-Systeme stoßen bei gemeinsamen Kosten an Grenzen, denn sie bieten nur begrenzte Möglichkeiten, um:

• Shared Costs konsistent zu verteilen

• die Zuweisungslogik zu erläutern

• Auswirkungen auf Serviceebene sichtbar zu machen

IT-Abrechnungssoftware ist speziell dafür ausgelegt, gemeinsam genutzte Kosten zu verarbeiten, ohne sie zu verstecken oder zu vereinfachen.

Ergebnis: entweder versteckte Gemeinkosten oder unfaire Kostenverteilung.

6. Manuelle Abrechnungsworkflows ohne Governance

IT-Abrechnung umfasst mehr als Kostenverteilung. Typische Prozesse sind:

• Reviews

• Genehmigungen

• Ausnahmen

• Einsprüche

• Anpassungen

ERP-Systeme sind für abgeschlossene Buchungsprozesse konzipiert; Iterative Billing-Zyklen und Dispute-Management erfordern häufig zusätzliche Workflow-Lösungen.

Abstimmungen finden außerhalb des ERP-Systems statt und die Nachvollziehbarkeit sinkt.

7. Fehlende Brücke zwischen IT und Finanzen

ERP-Systeme sprechen die Sprache des Finanzwesens. IT-Organisationen sprechen über Services, Verbrauch und operative Leistung.

Wird ausschließlich ERP eingesetzt:

• kann die IT Verrechnungen oft nur eingeschränkt erklären

• fehlt Finance die Transparenz über Preisbildungsmechanismen

• entstehen Rückfragen aus den Fachbereichen

Dedizierte IT-Abrechnungssoftware schlägt die Brücke zwischen IT Financial Management (ITFM), Technology Business Management (TBM) und Finance. Verbrauchsdaten werden in nachvollziehbare finanzielle Ergebnisse übersetzt.

Warum Tabellenkalkulationen das Problem nicht lösen

Tabellenkalkulationen erscheinen gewöhnlich als "schnelle Lösung". Kurzfristig bieten sie Flexibilität und geringe Einstiegshürden. Mit zunehmender Komplexität entstehen jedoch typische Probleme wie fehlende Skalierbarkeit, mangelnde Auditierbarkeit, intransparente Berechnungslogiken, hohe Abhängigkeit von einzelnen Personen. 

Wo IT-Abrechnungssoftware Mehrwert schafft

IT-Abrechnungssoftware ergänzt ERP-Systeme um die Funktionen, die für transparente Preisgestaltung und verursachungsgerechte Rückverrechnung erforderlich sind. Dazu gehören:

• Servicemodell → Servicebasierte Kostenmodelle und Servicehierarchien

• Verbrauchsdaten → Integration, Aufbereitung und Zuordnung von Nutzungsdaten

• Dynamische Kostentreiber → Automatisierte driver-basierte Allokationen

• Unit Rates → Transparente Preisberechnung und Nachvollziehbarkeit

• Shared Costs → Konsistente Verteilung gemeinsamer und indirekter Kosten

• Governance → Workflows, Freigaben und Dispute Management

• ERP-Integration → Übergabe aggregierter Ergebnisse an das Finanzsystem

Mit anderen Worten: IT-Abrechnungssoftware stellt das Servicemodell, die Verbrauchslogik und die Governance-Ebene bereit. Das ERP-System bleibt das finanzielle System of Record für Buchhaltung, Reporting und Compliance.

ERP und IT Billing Software im Zusammenspiel

ERP bleibt das finanzielle System of Record. Die IT-Abrechnungssoftware übernimmt Servicemodellierung, Verbrauchslogik und Governance.

In reifen Organisationen übernehmen ERP-Systeme und IT-Abrechnungssoftware klar definierte Rollen.

ERP-Systeme bleiben die zentrale Plattform für:

• Finanzbuchhaltung

• Kostenstellenmanagement

• Reporting

• Compliance 

IT-Abrechnungssoftware ergänzt diese Funktionen durch:

• Service Costing

• Unit-Rate-Berechnung

• Verbrauchsbasierte Preisgestaltung

• Driver-basierte Allokationen

• Showback und Chargeback

Dieses Zusammenspiel verbessert die Transparenz, vermeidet oder reduziert komplexe ERP-Anpassungen und schafft Vertrauen zwischen IT, Finance und den Fachbereichen.

Typischerweise berechnet die IT-Abrechnungssoftware Servicekosten und Unit Rates und übergibt aggregierte Ergebnisse anschließend an das ERP-System.

Fallstricke, wenn man sich allein auf ERP verlässt

• Übermäßige Anpassung von SAP, damit es sich wie eine IT-Abrechnungsmaschine verhält

• Abrechnungslogik im Silo einer Tabellenkalkulation

• Verwenden fester Verteilungsschlüssel für dynamische Umgebungen

• Behandeln der IT-Kostenverrechnung als Buchhaltungsaufgabe statt als Betriebsprozess

• Annehmen, dass die Finanzabteilung es später "einfach erklären" kann

Tipp: Soll ein ERP-System wie SAP stabil und überprüfbar bleiben, sollte man die IT-Abrechnungslogik aus dem benutzerdefinierten ABAP und den Tabellenkalkulationen heraushalten und die Logik für den Serviceverbrauch und die Preisgestaltung in eine speziell entwickelte ITFM/IT-Verrechnung verlagern.

Fazit

ERP-Systeme sind für die Finanzkontrolle unverzichtbar, wurden jedoch nie dafür entwickelt, die Funktionsweise der IT abzubilden. Die interne IT-Abrechnung erfordert Servicebewusstsein, eine dynamische Zuweisung und eine transparente Preislogik, die ERP allein nicht bieten kann.

Aus diesem Grund kombinieren Unternehmen, die die IT-Abrechnung ernst nehmen, ERP mit einer speziellen IT-Abrechnungssoftware, wodurch Tabellenkalkulationen überflüssig werden, Reibungsverluste reduziert werden und die interne Abrechnung zu einem zuverlässigen Betriebsprozess wird. Möchten Sie mehr erfahren? Entdecken Sie, wie Serviceware :RP-Systeme wie SAP mit Service-Level-Costing, automatisierten Verrechnungen und transparenter IT-Abrechnung ergänzt - buchen Sie jetzt eine Demo.

Häufig gestellte Fragen

Kann SAP für die IT-Abrechnung genutzt werden?

Ja, SAP eignet sich für Buchungen, Finanzberichterstattung und Kostenstellenmanagement. Servicepreise, Verbrauchslogiken und Unit Rates werden jedoch häufig außerhalb des ERP-Systems modelliert.

Warum nicht einfach das ERP anpassen?

IT-Servicekataloge, Verbrauchsmuster und Cloud-Nutzung verändern sich kontinuierlich. Individuelle ERP-Anpassungen werden dadurch oft komplex, teuer und schwer wartbar.

Ist IT Billing Software nur für die Rückverrechnung gedacht?

Nein. IT Billing Software unterstützt Showback, Chargeback, Service Costing, Kostenoptimierung, Planung und Forecasting sowie Transparenzinitiativen im Rahmen von ITFM, TBM und FinOps.

Braucht es noch ein ERP-System?

Ja. ERP-Systeme bleiben die zentrale Plattform für Finanzbuchhaltung, Reporting und Compliance. IT-Abrechnungssoftware ergänzt diese Funktionen um Servicekostenmodelle, Verbrauchslogik und Preisgestaltung.