Metro löst SAP CATS ab und modernisiert Projektzeiterfassung

Projektzeiterfassung mit altem SAP-CATS-System führte zu kostspieligen Doppelarbeiten

Seit 2008 nutzte Metro Digital SAP CATS zur Projektzeiterfassung. Mit der Zeit wurde das System zum Hindernis:

• Mitarbeiter mussten Arbeitszeit und Projektzeit doppelt erfassen – ein mühsamer, fehleranfälliger Prozess.
• Fehlende Transparenz und Genauigkeit erschwerten das Projektcontrolling.
• Das Management verlangte eine moderne, intuitive und vertrauenswürdige Lösung.

Wie Sascha Kleinohl berichtet, stellten viele Mitarbeiter die Sinnhaftigkeit der doppelten Erfassung in Frage. Gleichzeitig benötigte das Management klare, belastbare Daten zur finanziellen Steuerung. Die Organisation saß gewissermaßen auf einem Berg technischer Schulden– alte Systeme und Prozesse, die nicht mehr zur agilen IT passten.

Gemeinsam mit Serviceware modernisierte Metro Digital die Projektzeiterfassung und integrierte sie in das IT-Finanzmanagement und Corporate Performance Management. Das Ziel:

“Es muss so einfach sein wie Zähneputzen am Morgen.” – Ehemaliger CFO von Metro Digital

Die Integration von Serviceware in Microsoft Teams machte die Zeitbuchung und -freigabe zur Routine: Mit einem Klick können Mitarbeiter Projektstunden bestätigen, unterstützt durch automatische Erinnerungen.

Expanding time recording beyond core IT functions

Nach dem erfolgreichen Update auf die neueste Serviceware-Version bereitet sich Metro Digital auf das neue IT Target Operating Model vor: Künftig sollen nicht nur die IT-Kernbereiche, sondern auch Business-Teams Projektzeiten erfassen, womit das Unternehmen eine noch breitere Transparenz über Aufwände und Investitionen erhält.

Mit Serviceware hat Metro Digital eine veraltete, technische Schuld abgebaut und eine Lösung gefunden, die IT-Finanzmanagement und Controlling modernisiert und gleichzeitig die Mitarbeiter entlastet. Aus einer ungeliebten Pflicht ist ein Prozess geworden, der heute sprichwörtlich„so einfach ist wie Zähneputzen.”

• Mitarbeiterzufriedenheit: Die Eingabe ist schnell, unkompliziert, sorgt für positive Rückmeldungen und das Ausbleiben von Beschwerden.
• Finanzielle Transparenz: Mit über 1.200 Erfassungselementen und 150+ Services steht jetzt ein Single Point of Truth für Projektzeiten und IT-Kosten zur Verfügung.
• Effizienz im Monatsabschluss: Projektstunden werden rechtzeitig freigegeben, inklusive klarer Audit Trails.
• Automatisierung: Erinnerungen in Teams sorgen dafür, dass Projektzeiten, Allokationen und externe Kosten korrekt und fristgerecht verbucht werden.