Wie Finvis Transparenz für Shared-Service-Kosten schafft

Verbesserung der Transparenz im Finanzmanagement

Bis vor kurzem rechnete die Finvis die Shared-Service-Kosten ihrer Kunden über komplizierte Excel-Dateien ab. Das hatte zum Nachteil, dass Wissen zu den einzelnen Abrechnungs-Vorgängen nicht zentral für alle Mitarbeitenden verfügbar war.

Es war sehr zeitaufwendig, die Informationen an den Kunden zusammenzustellen, da das Know-how meist nur bei einer Person geparkt war, so dass auch die Abrechnung in der Regel nur von einer einzigen Person vorgenommen werden konnte. Als nicht besonders anwenderfreundlich erwies sich zudem die Abstimmung der umfangreichen Excel-Formeln.

Zur Steigerung der Profitabilität beschloss Finvis, ihr Leistungsportfolio zu standardisieren und gleichzeitig flexibler auf individuelle Kundenbedürfnisse auszurichten. Auch das gesamte Service-Controlling – von der Planung und Kalkulation bis hin zur Leistungsverrechnung – sollte sukzessive automatisiert werden. Dazu führte Finvis die auf das Controlling und Finanzmanagement spezialisierte Lösung Serviceware Financial ein. Ziel war es in erster Linie, umfassende Transparenz bei den Kosten- und Werteflüssen herzustellen.

Als Grundlage dazu dienten ein kostentreiberorientierter (sprich: aus Sicht der Kunden bedarfsgerechter) Service-Katalog sowie die Verfolgung relevanter Kennzahlen. Mithilfe der Software wurden die Service-Gesamtkosten des Dienstleisters umfassend den Service-Produkten bzw. Service-Vorprodukten zugeordnet. Jede Leistung bzw. Leistungskomponente erhielt so einen exakten Stückpreis. Finvis verbesserte damit sowohl die Innensicht auf die Einzel- bzw. Gesamtkosten aller Services, als auch die Außensicht auf Service-Produkte und -Preise. So ermöglicht die Financial-Management-Lösung auf der Grundlage ermittelter Stückkosten eine wesentlich exaktere, am tatsächlichen Leistungsumfang ausgerichtete Kalkulation aller Service-Preise für den Dienstleister.