Case Study KABEG
KABEG und Serviceware Financial
Komplexes IT-Controlling bei der KABEG.
Die Kärntner Landeskrankenanstalten-Betriebsgesellschaft (KABEG) betreibt die fünf Landeskliniken im österreichischen Bundesland Kärnten. Komplexe Daten und spezielle Anforderungen an das IT-Controlling und IT-Finanzmanagement machen den Einsatz einer umfangreichen ITFM-Lösung erforderlich. Mit Hilfe der Serviceware-Plattform läuft die Budgetierung der IT-Services aller fünf Kliniken gebündelt an einer Stelle zusammen und gewährleistet den Überblick über die gesamten Prozesse.
„Die Kalkulation war unser Aha-Erlebnis: Aufgrund der Konfigurationsmöglichkeiten von Serviceware Financial sind wir in der Lage, das System mit einer Menge an komplexen Daten zu bespielen. Das macht unsere Prozesse schneller und die eigentliche Arbeit lässt sich wirklich unkompliziert erledigen.“
Mag. Margot Matacske
Sachgebietsleitung Assistenz und Controlling der Abteilungsleitung für Informatik, Kommunikations- und Medizintechnik
Als Holding organisiert die KABEG fünf Kärntner Landeskliniken in verschiedenen Unternehmensbereichen und übernimmt unterschiedliche strategische Aufgaben. In der Informatik-, Kommunikations- und Medizintechnik-Abteilung und im Einkauf verwaltet die Betriebsgesellschaft zusätzlich die gesamten operativen Tätigkeiten. Folglich werden alle Verrechnungen an die Häuser aus der zentralen IT-Abteilung der KABEG verteilt sowie alle Budgets erfasst und koordiniert.
Dafür ist seit 2015 Serviceware Financial in der Abteilung für Informatik, Kommunikations- und Medizintechnik der KABEG im Einsatz. Zuvor arbeiteten die Mitarbeitenden mit einer immer größer werdenden Excelliste, in der alle Services – von Kostenkomponenten über Personal bis zu internen Verrechnungen – in über 90 Tabs abgebildet waren. „Natürlich hat diese Exceltabelle ihren Zweck erfüllt – sie hat gerechnet. Aber die Übersicht über die verschiedenen Versionen zu behalten und nicht in jeder Zelle irgendetwas zu verstellen, das war kaum möglich“, beschreibt Franz-Georg Pichler, Stellvertretung der Abteilungsleitung für IKT/MT, die Situation. Ziel war es deshalb, eine Lösung zu implementieren, die große Datenmengen verarbeiten kann und die Auswertung der Budgets und Prozesse so einfach wie möglich gestaltet.
Zwei der Business Services mit der höchsten Priorität sind das IT-Benutzerkonto und das Krankenhausinformationssystem (KIS). Das IT-Benutzerkonto ist dabei eines der aufwändigsten, das viele Funktionen beinhaltet. Essenzielle Voraussetzung der Serviceware Lösung: den speziellen Controlling-Anforderungen gerecht werden. Bei der Menge an Daten, die in das System eingespeist werden – von verschiedenen Jahresscheiben, über Budgetierungen bis zu periodischen Budgetierungen – muss eine stetige Transparenz in diesen Prozessen gewährleistet sein. Insbesondere müssen die entsprechenden Ist- und Jahresvergleiche nachvollziehbar und vergleichbar gestaltet sein.
Um diese Daten aussagekräftig auswerten zu können, nutzt die KABEG zusätzlich den Visual Service Analyzer. „Denn bei uns geht es darum, die kalkulierten Kosten richtig zu planen, damit wir unserer Finanzabteilung die korrekten Kostenblöcke melden können. Zusätzlich müssen die Kosten in einem nachvollziehbaren Umlageverfahren auf die Produkte verteilt werden, damit wir klar begründen können, wie bestimmte Kosten entstehen und woraus sie sich zusammensetzen“, erklärt Franz-Georg Pichler. „Zusammengefasst ist unser Vorteil davon, dass die Auswertungen viel transparenter und umfangreicher sind – auch visuell. Früher war es wie eine Black Box, da hat niemand nachgefragt“, ergänzt Margot Matacske, „jetzt kann ich direkt begründen, warum das IT-Benutzerkonto um 20 Prozent teurer ist – eben wegen der plausibel aufgeführten Komponenten.“
Die KABEG bringt künftig auch die Wissensmanagementlösung Serviceware Knowledge zum Einsatz. Dabei geht es darum, den Kund:innenservice über automatisierte Customer-Service-Lösungen noch weiter auszubauen sowie interne Ressourcen und die Services für die User:innen leichter greifbar und akzeptabler zu gestalten. Franz-Georg Pichler gibt den Ausblick: „Unser zukünftiger Schwerpunkt wird es sein, den User:innen schneller zu helfen und sie so zufriedener zu machen, damit sie nicht in herkömmlichen Strukturen hängen bleiben.“
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