Grootboek (General Ledger)

Het Grootboek (General Ledger) is het centrale overzicht van alle rekeningen van een organisatie, waarin alle bedrijfstransacties systematisch en volledig worden vastgelegd. Het vormt de bindende basis van de financiële administratie en daarmee van alle analyses van werkelijk gemaakte kosten.

In IT-kostenmanagement is het grootboek de bron van de werkelijke kosten: de relevante rekeningen worden toegewezen aan Kostenpools, waaruit het kostenmodel de verdeling over services en afnemers afleidt. Een centraal kwaliteitscriterium is de aansluiting op het grootboek: de som van de pools moet gelijk zijn aan de som van de onderliggende rekeningen. Alleen dan blijven servicekosten en interne doorbelastingen herleidbaar tot de rekeningen en controleerbaar.

Het grootboek moet worden onderscheiden van de subgrootboeken, zoals crediteuren-, debiteuren- of vaste-activa-administratie, waarvan de resultaten geaggregeerd in het grootboek terechtkomen. Structuur en onderhoud volgen de geldende verslaggevingsstandaarden, zoals IFRS of nationale regels (bijv. de Nederlandse RJ-richtlijnen).