Warum OLAP-Systeme im Controlling unverzichtbar sind

Die Evolution der Datenbanktechnologie im Controlling

In den 90er Jahren revolutionierte eine neue Datenbanktechnologie die Büros der Controlling-Abteilungen. Die Ära der inkonsistenten und fehlerhaften Excel- und Lotus 1-2-3-Tabellen neigte sich dem Ende zu, als multidimensionale Datenbanken eingeführt wurden. Diese innovativen Systeme boten erstmals die Möglichkeit, die komplexen Analyse- und Planungsanforderungen der Fachabteilungen in einer zentralen Datenbank effizient zu erfüllen. Ein wesentlicher Faktor für ihren Erfolg war die außergewöhnliche Geschwindigkeit bei der Datenverarbeitung und die nahezu grenzenlose Modellierungsmöglichkeiten.

Diese Datenbanken, oft als OLAP (Online Analytical Processing) bezeichnet, haben ihren Ursprung im Finanzcontrolling und verbreiteten sich schnell in andere Bereiche wie Vertriebscontrolling, HR-Controlling und Produktionscontrolling. Die Einführung von OLAP-Systemen markierte einen entscheidenden Wendepunkt in der Datenverarbeitung und -analyse, der die Effizienz und Genauigkeit von Controlling-Prozessen erheblich verbesserte.

Hauptmerkmale und Vorteile von OLAP-Systemen

OLAP-Systeme zeichnen sich durch ihre mehrdimensionalen Strukturen aus, die es ermöglichen, Datenmodelle flexibel und anpassungsfähig zu gestalten. Diese Strukturen sind hochgradig organisiert und können sich gleichzeitig an die ständig wechselnden Anforderungen und Organisationsstrukturen eines Unternehmens anpassen. Ein zentrales Merkmal von OLAP-Systemen ist der integrierte Rechenkern, der automatisierte Berechnungen direkt in der Datenbank ermöglicht. Dies war ein wesentlicher Faktor, um die Tabellenkalkulationen durch effizientere Datenbanklösungen zu ersetzen.

Ein weiterer Vorteil von OLAP-Systemen ist ihre Fähigkeit, Daten schnell und präzise zu verarbeiten und zu analysieren. Die Endanwender profitieren von kurzen Antwortzeiten und der Möglichkeit, sowohl standardisierte Berichte als auch Adhoc-Analysen durchzuführen. Diese Systeme bieten zudem eine hohe Benutzerfreundlichkeit, sodass auch Fachleute ohne tiefergehende IT-Kenntnisse die Datenmodelle pflegen und nutzen können.

Einführung in MOLAP, ROLAP und spaltenorientierte Datenbanken

Die ersten und marktprägenden OLAP-Systeme gehören zur Kategorie der MOLAP (Multidimensional OLAP). Diese Systeme speichern ihre Daten in echten mehrdimensionalen Strukturen und bieten alle wesentlichen Funktionen, um sich nahtlos in einen IT-Betrieb zu integrieren. MOLAP-Systeme sind besonders effizient bei der Verarbeitung von hierarchisch und multidimensional strukturierten Daten.

Im Gegensatz dazu stehen ROLAP (Relational OLAP)-Systeme, die relationale Datenbanktechnologien nutzen und ihre Daten in einem Stern- oder Schneeflockenschema modellieren. Diese Systeme bieten den Vorteil, dass sie sich leicht in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lassen und auf den bewährten Technologien relationaler Datenbanken basieren.

Eine weitere Alternative sind spaltenorientierte Datenbanken wie SAP HANA. Diese Systeme arbeiten mit Tabellen als Technologiebasis, unterscheiden sich jedoch in der Art und Weise, wie Abfragen ausgeführt werden. Spaltenorientierte Datenbanken bieten oft erhebliche Performance-Vorteile, insbesondere bei Standardanalysen, die Filter auf Dimensionen nutzen.

Praktische Anwendungen und Beispiele aus dem Finanzcontrolling

OLAP-Systeme haben sich im Finanzcontrolling als unverzichtbar erwiesen. Sie ermöglichen es, hochkomplexe Datenstrukturen wie die Gewinn- und Verlustrechnung (G&V) effizient zu verwalten und zu analysieren. Diese Strukturen sind oft unbalanciert, was herkömmliche tabellarische Datenbanken an ihre Grenzen bringt. OLAP-Systeme hingegen können diese Herausforderungen meistern und bieten die notwendige Flexibilität und Leistungsfähigkeit.

Ein typisches Beispiel für den Einsatz von OLAP-Systemen im Finanzcontrolling ist die Deckungsbeitragsrechnung. Hierbei müssen verschiedene Kostenarten und Erträge auf unterschiedliche Hierarchieebenen aggregiert und analysiert werden. OLAP-Systeme ermöglichen es, diese Berechnungen schnell und präzise durchzuführen und bieten damit eine solide Grundlage für fundierte Entscheidungsprozesse.

Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung von OLAP

Die Implementierung von OLAP-Systemen kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein. Eine der größten Herausforderungen ist die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und die Anpassung an spezifische Anforderungen der Fachabteilungen. Es ist wichtig, dass die Systeme flexibel genug sind, um sich an die ständig wechselnden Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse anzupassen.

Eine weitere Herausforderung besteht in der Pflege und Wartung der Datenmodelle. Obwohl OLAP-Systeme in der Regel benutzerfreundlich gestaltet sind, erfordert die Implementierung und Pflege dennoch ein gewisses Maß an Fachwissen und Erfahrung. Es ist daher ratsam, auf die Unterstützung von Experten zurückzugreifen, die über umfassende Kenntnisse in der Implementierung und Wartung von OLAP-Systemen verfügen.

Zukunftsperspektiven: Warum OLAP-Systeme weiterhin unverzichtbar bleiben

Trotz der rasanten technologischen Entwicklungen und der Einführung neuer Datenbanktechnologien bleiben OLAP-Systeme im Controlling unverzichtbar. Ihre Fähigkeit, komplexe Datenstrukturen effizient zu verwalten und zu analysieren, macht sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die ihre Controlling-Prozesse optimieren möchten.

Die Einführung von Technologien wie SAP HANA hat zwar zu einer Verschiebung der Anwendungsbereiche geführt, ändert jedoch nichts an der grundlegenden Bedeutung von OLAP-Systemen. Unternehmen, die auf OLAP setzen, profitieren von einer höheren Datenqualität, schnelleren Antwortzeiten und der Möglichkeit, fundierte Entscheidungen auf Basis präziser Analysen zu treffen.

Insgesamt bieten OLAP-Systeme eine solide Grundlage für die Analyse und Planung im Controlling und werden auch in Zukunft eine entscheidende Rolle spielen, wenn es darum geht, die Effizienz und Genauigkeit von Controlling-Prozessen zu verbessern.