Case Study

Optimierung und Standardisierung des IT Controllings bei der SWE Digital GmbH

Herausforderungen

Steigende Komplexität bei Kalkulation von IT-Services
Fehlende Transparenz und Funktionen für Controller/Kunden
Excel stößt bei Kalkulation an seine Grenzen

Ergebnisse

Transparente Kalkulation der IT-Services durch ein leistungsstarkes Tool
Szenarien lassen sich in kürzester Zeit kalkulieren
IT Controlling berät Unternehmensgruppe kompetent und datenbasiert

Unternehmen

Die SWE Digital GmbH mit ihren knapp 100 MitarbeiterInnen bietet digitale Unterstützung für alle 16 Unternehmen der Stadtwerke Erfurt Gruppe mit circa 1.800 MitarbeiterInnen sowie für weitere externe Kunden. Sie trägt die Verantwortung für über 1.000 IT-Arbeitsplätze und circa 800 mobile Endgeräte.

Als IT-Shared-Services-Unternehmen innerhalb der Stadtwerke Erfurt Gruppe ist die SWE Digital GmbH das Rückgrat der Digitalisierung im Konzern. Der Mixed-Service-Anbieter für Softwareapplikationen und IT-Infrastrukturlösungen sorgt mit Hilfe von Serviceware Financial für eine sachgerechte Kalkulation der Services, unterjährige Soll-Ist-Vergleiche sowie Szenarioanalysen und Business Cases für strategische Investitionsentscheidungen.

Herausforderung

Bei Projektstart stand das IT-Controlling der SWE Digital vor vielfältigen Herausforderungen, die vor allem von zunehmender Komplexität bei der Kalkulation von IT-Services sowie fehlender Transparenz und Funktionen für Controller und Kunden geprägt waren. Das bestehende Kalkulationstool Microsoft Excel konnte den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden.

Lösung

Vom Erfüllungsgehilfen zum kompetenten Berater

Mit der Überführung der Kalkulationslogik in eine IT Financial Management Lösung konnten alle Anforderungen abgedeckt und neue Potenziale durch Standard FM-Funktionen erschlossen werden. Die Kalkulationslogik für IT-Services wird nun in Serviceware Financial abgebildet und der Import aller Daten und Informationen sorgt für absolute Transparenz.

Nicht zuletzt wird der Controller so mit Hilfe von Serviceware Financial seiner Rolle im Unternehmen gerecht – vom Erfüllungsgehilfen hin zum geschätzten Berater.

„Mit Serviceware Financial lassen sich in kürzester Zeit Szenarien erstellen und Entscheidungsvorlagen vorbereiten. So bieten wir dem Kunden ein Höchstmaß an Transparenz über die bezogenen Leistungen und ermöglichen ihm, seine Kosten zu beeinflussen.“

Hannes Mackowiak

Senior IT-Controller bei SWE Digital GmbH

Ergebnis

Zukunftssichere Kalkulation der IT-Services durch ein leistungsstarkes Tool
Das Kalkulationstool schafft einen neuen Maßstab an Transparenz
Szenarien lassen sich in kürzester Zeit kalkulieren und Entscheidungsvorlagen vorbereiten
Die Kunden bekommen nachvollziehbare Rechnungen, in denen alle Leistungen aufgeschlüsselt sind
Das IT-Controlling stärkt seine Kompetenz, die Unternehmensgruppe datenbasiert zu beraten