Hauptbuch (General Ledger)

Das Hauptbuch (englisch General Ledger, GL) ist das zentrale Verzeichnis aller Konten eines Unternehmens, in dem sämtliche Geschäftsvorfälle systematisch und vollständig erfasst werden. Es bildet die verbindliche Grundlage der Finanzbuchhaltung und damit auch aller Auswertungen über tatsächlich angefallene Kosten.

Im IT-Kostenmanagement ist das Hauptbuch die Quelle der Istkosten: Die relevanten Sachkonten werden Kostenpools zugeordnet, aus denen das Kostenmodell die Verteilung auf Services und Empfänger ableitet. Ein zentrales Qualitätskriterium ist die Summentreue: Die Summe der Pools muss der Summe der zugrunde liegenden Konten entsprechen. Nur so bleiben Servicekosten und interne Abrechnungen bis zur Buchhaltung rückführbar und revisionsfähig.

Abzugrenzen ist das Hauptbuch von den Nebenbüchern, etwa der Kreditoren-, Debitoren- oder Anlagenbuchhaltung, deren Ergebnisse verdichtet in das Hauptbuch einfließen. Aufbau und Führung richten sich nach den geltenden Rechnungslegungsvorschriften wie HGB oder IFRS.