Das Unternehmen zählt zu den führenden Energieunternehmen Brasiliens und betreibt eine umfangreiche, hochkomplexe Technologielandschaft.

IT-Ausgaben in diesem Umfang zu steuern, erfordert mehr als eine korrekte Buchführung. Verantwortliche im Technologiebereich müssen verstehen, wo Kosten entstehen, wie sie durch die Organisation fließen und welche Faktoren sie beeinflussen. Dafür benötigen sie verlässliche Informationen, die eine bessere finanzielle Governance und fundierte Technologieinvestitionen unterstützen.

Das Unternehmen wollte deshalb die Reife und Governance seines IT Financial Management stärken. Zugleich sollte ein transparenterer, datengestützter Ansatz entstehen, um Technologiekosten besser zu verstehen und zu steuern.

Vor der Transformation verfügte das Unternehmen zwar über Finanzinformationen zu seinen IT-Ausgaben. Es konnte jedoch nur eingeschränkt nachvollziehen, wie die Kosten durch die Technologielandschaft flossen und wie sie sich gezielt steuern ließen.

Finanz-, Betriebs- und Verbrauchsdaten lagen in unterschiedlichen Systemen. Ohne eine gemeinsame Konsolidierungsebene war es aufwendig, Kosten von ihrem finanziellen Ursprung bis zu ihrem konkreten IT-Kontext zurückzuverfolgen.

Die Chargeback-Prozesse machten die Lage zusätzlich komplex. Finanz- und Verbrauchsdaten konsistent in interne Kostenverrechnungen zu überführen, erforderte über mehrere Systeme und Prozessschritte hinweg erheblichen manuellen Aufwand.

Die Herausforderung ging über die Effizienz der Prozesse hinaus. Finance benötigte Kontrolle, Konsistenz und klare Verantwortlichkeiten. IT musste die Ausgaben mit Services, Verbrauch, Technologieentscheidungen und Investitionsprioritäten verknüpfen.

Das Unternehmen führte Serviceware Financial ein, um eine einheitliche Grundlage für Transparenz und Governance im IT Financial Management zu schaffen.

Das Projektteam ging pragmatisch vor. Statt alle Prozesse sofort neu zu gestalten, überführte es zunächst die bestehende Kostenlogik in eine gesteuerte Umgebung. So entstand eine verlässliche Grundlage, auf der Transparenz, Automatisierung und finanzielle Steuerung schrittweise verbessert werden konnten.

Serviceware Financial führte relevante Finanzinformationen und Kostenstrukturen zusammen. Dadurch können Beteiligte Kosten im Modell nachverfolgen und ihre Ursachen deutlich detaillierter untersuchen.

Definierte Qualitätsprüfungen verbesserten die Integrität und Konsistenz der Finanzinformationen. Das stärkte das Vertrauen in die Daten, die für Managementgespräche und nachgelagerte Finanzprozesse genutzt werden.

Die Transformation berücksichtigte auch die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens. Die vorhandene Lösung für interne Verrechnungen blieb erhalten. Serviceware Financial wurde zur standardisierten Quelle für Finanzdaten. Bestimmte Anreicherungen und Preislogiken konnten weiterhin in nachgelagerten Prozessen erfolgen.

Diese gesteuerte und standardisierte Finanzdatenbasis ermöglichte außerdem eine stärkere Automatisierung der Chargeback-Prozesse. Dadurch sank der manuelle Aufwand für die Vorbereitung und Unterstützung interner Verrechnungen.

Die Implementierung war Teil einer umfassenderen Veränderung des Umgangs mit IT Financial Management im Unternehmen.

Im Projektverlauf begannen die Teams, einen strukturierteren Ansatz für Technology Business Management (TBM) zu verfolgen und IT-Ausgaben anhand eines gemeinsamen Modells zu besprechen.

Ein konsistenteres Daten- und Kostenmodell bietet IT und Finance eine bessere Grundlage, um Kostentreiber zu verstehen, Technologieausgaben zu bewerten und künftige Entscheidungen zu steuern.

Der Wandel ist bedeutsam: Wenn alle Beteiligten ein gemeinsames Bild von Kosten und Verbrauch haben, kann IT Financial Management über die Erklärung historischer Ausgaben hinausgehen. Es kann bessere Entscheidungen zur Wirtschaftlichkeit von Technologien und zum Wertbeitrag für das Unternehmen unterstützen.

Ein neuer Ansatz für IT Financial Management erforderte eine enge Zusammenarbeit über organisatorische und technische Grenzen hinweg.

Der Projektmanager auf Kundenseite blickte auf die Umsetzung zurück:

„Der Weg zu mehr Reife und Governance im IT Financial Management war von Engagement, Innovation und vor allem von Zusammenarbeit geprägt.“

Diese Zusammenarbeit war entscheidend, denn eine Transformation des IT Financial Management verbindet Technologie, Finanzlogik, organisatorische Verantwortung und neue Arbeitsweisen.

Die Erfahrung bestätigt eine wichtige Erkenntnis für andere große Unternehmen: Erfolgreiche ITFM- und TBM-Initiativen brauchen klare Verantwortlichkeiten, die Unterstützung durch die Führungsebene und eine langfristige Verankerung im Unternehmen. Die Technologie allein reicht dafür nicht aus.

Die unmittelbarste Wirkung war eine deutlich größere Transparenz.

Das Unternehmen kann seine IT-Kosten jetzt in einem konsolidierten Finanzmodell nachverfolgen und bis auf sehr detaillierte Ebenen untersuchen. Dadurch lässt sich leichter nachvollziehen, wohin die Ausgaben fließen, wie Kostenveränderungen zustande kommen und welche Ursachen dahinterliegen.

Auch die Automatisierung senkte den operativen Aufwand.

Durch standardisierte Finanzdaten und die Automatisierung wichtiger Schritte für interne Verrechnungen verringerte das Unternehmen den Aufwand für Chargeback-Prozesse ungefähr um die Hälfte.

Definierte Qualitätsprüfungen stärkten zugleich die Konsistenz der zugrunde liegenden Finanzdaten. Damit entstand eine verlässlichere Basis für finanzielle Governance und Managemententscheidungen.

Vor allem verfügen IT und Finance nun über eine bessere gemeinsame Grundlage, um Kosten, Verbrauch und Investitionen zu besprechen.

Transparenz ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel.

Das ist für CIOs relevant. Wenn Technologieportfolios Cloud, Plattformen, SaaS, Daten und KI umfassen, reicht es nicht mehr aus, nur das gesamte IT-Budget zu kennen. Verantwortliche müssen zunehmend auch die wirtschaftlichen Zusammenhänge verstehen: Welche Ressourcen werden verbraucht? Was treibt die Kosten? Und wo können Technologieinvestitionen einen größeren Unternehmenswert schaffen?

Automatisierung stärkt diese Grundlage zusätzlich. Wenn Finanzprozesse wie Chargeback weniger Aufwand verursachen, bleibt den Teams mehr Zeit, Kostentreiber zu analysieren und wertvollere Technologieentscheidungen zu unterstützen.

• Weniger Aufwand für Chargeback: Durch stärkere Automatisierung sank der Aufwand ungefähr um die Hälfte.
• Mehr Kostentransparenz: IT-Kosten und ihre zugrunde liegenden Treiber sind deutlich besser sichtbar.
• Detaillierte Rückverfolgbarkeit: Kosten lassen sich im IT-Finanzmodell nachverfolgen.
• Höhere Datenqualität: Definierte Qualitätsprüfungen verbessern die Konsistenz und Verlässlichkeit der Finanzinformationen.
• Gemeinsame Entscheidungsgrundlage: IT und Finance arbeiten mit einem konsistenteren Bild von Kosten und Verbrauch.
• Stärkere finanzielle Governance für IT: Ein reiferer, datengestützter Ansatz verbessert Transparenz und Steuerung.