Mit der TBM Taxonomy 5.0.1 steht Unternehmen ein aktualisierter Rahmen zur Verfügung, um Technologiekosten zu strukturieren und mit Geschäftsergebnissen zu verbinden. Für die Umsetzung zählen neben dem Modell auch belastbare Daten, klare Prozesse und eine passende Governance. Die folgenden fünf Ansätze helfen beim Einstieg.
1. Resource Towers und Cost Pools für Benchmarks nutzen
Die TBM Taxonomy bietet eine gemeinsame Struktur, um Technologiekosten auf Ebene der Cost Pools und Resource Towers einzuordnen. Dadurch lassen sich Kosten transparenter berichten und besser vergleichen.
Ein möglicher Einstieg ist, Hauptbuchkonten den Cost Pools zuzuordnen und Kostenstellen als eine Informationsquelle für das Mapping zu den Resource Towers heranzuziehen. Die Zuordnung sollte anhand der tatsächlichen Kostenverwendung geprüft und dokumentiert werden. Serviceware gibt an, mit KI-Modellen einen ersten Mapping-Entwurf im Digital Value Model zu unterstützen.
Auf dieser Grundlage lassen sich Benchmarks mit ergänzenden Wert- und Leistungskennzahlen verbinden, zum Beispiel Anwendungskosten pro Nutzer, Endgerätekosten pro Gerät oder Compute-Kosten pro Gigabyte RAM. Solche Kennzahlen schaffen eine Grundlage, um Kosten und Leistung im jeweiligen Unternehmenskontext zu bewerten.
Das Digital Value Model von Serviceware unterstützt nach Anbieterangaben Berichte und Benchmarks auf Ebene von Resource Towers und Cost Pools. Ergänzende Kennzahlen können etwa Business Cases, Kosten pro Ticket oder Verbrauchsdaten zu Service Levels umfassen. Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt von den Steuerungsfragen des Unternehmens ab.
2. Kostenflüsse entlang der TBM-Ebenen abbilden
Die TBM Taxonomy ordnet Technologiekosten über aufeinander aufbauende Ebenen: von Cost Pools über Resource Towers und Solutions bis zu den Consumern. Die konkrete Zuordnung hängt von den verfügbaren Finanz-, Technologie- und Verbrauchsdaten ab.
Beginne, wo möglich, mit einer Zuordnung auf Ebene einzelner Belege. Nicht zugeordnete Kosten können zunächst anhand von ERP-Kostenarten, Kostenstellen, Innenaufträgen oder PSP-Elementen analysiert werden. Dokumentierte Zuordnungsregeln helfen, die Kostenflüsse nachvollziehbar zu gestalten. Serviceware beschreibt Prozessvorlagen und KI-Funktionen im Digital Value Model als Unterstützung für Mapping und Allokation.
Damit die Rückverfolgbarkeit zum ERP erhalten bleibt, sollten Quelldatensatz, Zuordnungsregel und Ergebnis miteinander verknüpft bleiben. Resource Towers und Cost Pools bilden dabei die vorgesehenen Taxonomieebenen und sollten in der Kostenmodellierung nicht übersprungen werden. Das Digital Value Model soll laut Serviceware die Verbindung zwischen ERP-Daten, Solutions, Projekten und IT-Budgets unterstützen.
Die Solutions-Ebene verbindet IT-Services mit Geschäftsergebnissen und kann die Transparenz von Showback und Chargeback verbessern. Bei Angeboten mit hohen Fixkosten sollte ein rein verbrauchsabhängiges Verrechnungsmodell sorgfältig geprüft werden. Eine Kombination aus Grund- und Verbrauchskomponente kann in solchen Fällen die Kostenstruktur besser abbilden.
3. Mit einem schlanken TBM-Modell starten
Der Einstieg gelingt oft leichter, wenn zunächst laufende Services und Solutions betrachtet werden. So können Teams früh über Kosten, Leistung und Optimierung des bestehenden Technologieportfolios sprechen. Projekte und Investitionen lassen sich ergänzen, sobald Fragen zu Cash- und Kostensicht, Kapazitätsplanung und Nutzenmessung geklärt sind.
Auch die Granularität des Modells sollte schrittweise wachsen:
- Cost Pools und Resource Towers: Beginne mit den übergeordneten Ebenen und ergänze Unterkategorien bei konkretem Bedarf.
- Solutions-Ebenen: Starte mit zwei oder drei Ebenen. Mehr Detail ist sinnvoll, wenn es die Kostensteuerung oder das Nachfragemanagement verbessert.
- Solution-Katalog: Wähle zunächst einen Pilotbereich, etwa den Workplace, oder erfasse mehrere Bereiche mit einer gröberen Kategorisierung.
Die Verknüpfung von TBM und FinOps ist ein fortgeschrittener Schritt. Wenn der wichtigste Anlass für TBM in der Cloud-Kostentransparenz liegt, kann der Einstieg zunächst auf Cloud-Kosten begrenzt werden.
4. Menschen, Prozesse und Governance verankern
Eine Taxonomie entfaltet ihren Nutzen erst, wenn relevante Rollen sie im Arbeitsalltag anwenden. Dazu gehören Stakeholder aus IT, Finance und Business, die gemeinsam festlegen, welche Entscheidungen das TBM-Modell unterstützen soll.
Daten für TBM entstehen in unterschiedlichen Abläufen. Serviceware nennt Budgetierung, Forecasting, Szenariomodellierung und Reporting als Prozesse, für die das Digital Value Model Workflow-Vorlagen bereitstellt. Das Unternehmen beschreibt außerdem KI-Funktionen zur Konfiguration von Workflows. Diese Produktangaben sollten anhand der eigenen Anforderungen und des konkreten Funktionsumfangs geprüft werden.
Die Governance legt fest, wer Daten verantwortet, Berichte nutzt und Entscheidungen trifft. Rollenbezogene Berichte und regelmäßige Abstimmungen können helfen, Perspektiven aus Business, IT und Finance zusammenzuführen. Für zusätzliche Auswertungen kann die Kombination von TBM-Daten mit weiteren Datenquellen relevant sein. Serviceware nennt dafür unter anderem einen Power-BI-Connector.
5. Eine TBM-Roadmap mit strategischem Wertbezug entwickeln
Die TBM Taxonomy bietet eine gemeinsame Grundlage für das IT Financial Management. Wie das Modell im Unternehmen umgesetzt wird, richtet sich nach Datenlage, Prozessen, Organisation und strategischen Zielen.
Eine Roadmap kann folgende Schritte umfassen:
- Ausgangslage bei Architektur, Daten, Prozessen, Organisation und Strategie bewerten.
- Zielbild und Business Case für TBM entwickeln.
- Zielmodell für Kosten, Prozesse und Governance definieren.
- Umsetzungsschritte priorisieren und den erwarteten Geschäftsnutzen verfolgen.
Für eine vertiefende Beratung zur TBM-Umsetzung und zum Digital Value Model kann Serviceware kontaktiert werden.
