Wie lassen sich IT-Ausgaben mit den Unternehmenszielen verbinden? Im Interview „Demonstrating the Value of IT in a Digital Business“ sprechen Alex Becker, COO von Serviceware, und Peter Grydgaard, Partner bei Deloitte Denmark und Serviceware-Geschäftspartner, über Kostentransparenz, Cloud-Investitionen und IT Financial Management (ITFM). Ihre zentrale Botschaft: CIOs und CFOs brauchen belastbare Daten, um Investitionen einzuordnen, Szenarien zu vergleichen und den Beitrag der IT zum Geschäft zu steuern.
IT- und Finanzteams brauchen verlässliche Kostentransparenz
Im Jahr 2022 richteten viele Unternehmen ihre Planung auf Digitalisierung und Wachstum aus. Eine Deloitte-Befragung britischer CFOs aus dem vierten Quartal 2021 stützt diese Entwicklung: 94 Prozent erwarteten, dass ihre Unternehmen in den folgenden drei Jahren mehr in digitale Technologien investieren würden als vor der Pandemie. Die Zahl beschreibt eine damalige Erwartung und ist nicht als aktuelle Prognose zu verstehen.
Peter Grydgaard beobachtete damals, dass die IT-Ausgaben zunahmen und Unternehmen mehr Kostentransparenz benötigten. Gleichzeitig mussten CIOs, CFOs und IT-Teams in einem unsicheren wirtschaftlichen Umfeld schneller Geschäftswert schaffen und Budgets enger steuern. Während der Pandemie entstanden neue Ausgaben, etwa für virtuelle Arbeitsweisen. Um den finanziellen Spielraum zu sichern, mussten Unternehmen an anderer Stelle Kosten überprüfen.
Zu Beginn der Pandemie hielten viele Unternehmen Investitionen zunächst zurück. Später richteten sie ihre IT stärker auf neue Chancen, flexible Arbeitsweisen und digitale Fähigkeiten aus. Dazu gehörten Cloud-Nutzung, agile Arbeitsabläufe und Cybersicherheit.
Doch welche Investition passt zum Unternehmen? Alex Becker betonte, dass Entscheidungen ohne geeignete Daten und Transparenz schwierig sind. Im besten Fall verzögern sie Vorhaben; im schlechtesten Fall führen sie zu Fehlentscheidungen. Dazu zählt auch, nur die anfänglichen Anschaffungskosten zu betrachten. Wartung und weitere langfristige Kosten müssen ebenfalls in die Bewertung einfließen.
Eine belastbare Entscheidungsgrundlage umfasst deshalb die Gesamtkosten eines Services über seinen Lebenszyklus. Erst dann lässt sich beurteilen, ob eine Investition kurz- und langfristig zum Geschäft passt.
Cloud-Investitionen nach Kosten und Klimaeffekt bewerten
Cloud-Dienste können eine Möglichkeit sein, IT flexibler zu betreiben und die Ressourcennutzung zu verändern. Ein Wechsel ist jedoch nicht automatisch günstiger oder nachhaltiger. Das Ergebnis hängt unter anderem von der konkreten Anwendung, ihrer Auslastung, dem Rechenzentrumsstandort und dem dortigen Strommix ab. Unternehmen sollten daher Kosten und Emissionen des bestehenden Betriebs mit einem realistischen Cloud-Szenario vergleichen.
Vor einer Migration empfiehlt Becker, die heutigen Gesamtbetriebskosten des Services zu ermitteln. Diese Basis hilft, die erwarteten Cloud-Kosten über einen passenden Zeitraum mit dem Status quo zu vergleichen. Ein solcher Vergleich sollte auch laufende Betriebs-, Wartungs- und Migrationskosten berücksichtigen.
Nach der UN-Klimakonferenz COP26 stieg der Druck auf Unternehmen, ihre Klimaziele in konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Auch Finanzinstitute kündigten damals umfangreiche Finanzierungsziele an. Diese Ziele unterscheiden sich jedoch in Umfang und Ausrichtung: JPMorgan Chase nannte über 2,5 Billionen US-Dollar für Klima und nachhaltige Entwicklung, Citi 1 Billion US-Dollar für nachhaltige Finanzierung und Morgan Stanley 1 Billion US-Dollar für Nachhaltigkeitslösungen. Die Beträge stehen daher nicht für gleichartige oder ausschließlich klimabezogene Zusagen.
Auch Cloud-Rechenzentren verbrauchen Strom. Eine fundierte Nachhaltigkeitsbewertung betrachtet daher den tatsächlichen Ressourcenverbrauch und die Energieversorgung des jeweiligen Szenarios. Weniger lokale Hardware kann den Verbrauch vor Ort senken, sagt für sich genommen aber noch nichts über die gesamte Klimabilanz aus.
Mit ITFM bessere Entscheidungsgrundlagen schaffen
Unternehmen, die IT Financial Management einführen, wollen typischerweise ihre Quelldaten verwalten, Kosten modellieren und die Ergebnisse in Berichten sichtbar machen. Vor der Auswahl einer Lösung sollten sie laut Grydgaard zunächst ihre Architektur und die unterstützenden Schnittstellen prüfen.
Je nach Bedarf können Unternehmen einzelne Werkzeuge einsetzen oder mit einem ITFM-Anbieter zusammenarbeiten, der mehrere Funktionen bündelt. Eine passende Lösung kann Kosten transparent machen und dadurch fundiertere Entscheidungen unterstützen. Sie ersetzt jedoch weder ein klares Zielmodell noch die Prüfung, ob Daten vollständig und vergleichbar sind.
Becker verwies auf Unternehmen, die Technologien aus dem Serviceware-Portfolio nutzen, um die Kosten globaler Shared Services besser zu steuern. Die gewonnene Transparenz kann die Entscheidungsfindung verbessern, wenn Kostenmodelle und zugrunde liegende Daten nachvollziehbar sind.
Planung und Steuerung auf mehrere Szenarien ausrichten
Eine transparente Kostenbasis hilft, ein Steuerungsmodell für Technologie aufzubauen. Darin sollten Kosten, Geschäftswert und Optimierungspotenziale sichtbar sein. So können Unternehmen Investitionen mit Blick auf erwartete Ergebnisse vergleichen.
Grydgaard empfahl, Planung und Forecasting flexibler zu gestalten und verschiedene Szenarien zu entwickeln. Unternehmen können dabei zum Beispiel eine schnelle Erholung, anhaltende Inflation oder eine Rezession betrachten. Wer Varianten einfach erstellen und vergleichen kann, kann sich leichter auf veränderte Bedingungen einstellen.
Becker ergänzte, dass eine flexible Analyse der Kostenbasis und klare Governance wichtig seien. Dazu gehören definierte Prozesse, Verantwortlichkeiten und Regeln für die Steuerung der Technologiekosten.
Mit zunehmender Digitalisierung wachsen zudem Datenaustausch und Automatisierung. CIOs und CFOs müssen deshalb die Investitionskosten mit dem erwarteten Geschäftsnutzen abgleichen. Fehlt die nötige Transparenz, wird es schwieriger, fundierte Entscheidungen zu treffen. ITFM und passende Beratungsangebote können dabei helfen, diese Grundlage zu schaffen.
Die Pandemie beschleunigte die Digitalisierung vieler Unternehmen. Die damals formulierte Empfehlung bleibt für Investitionsentscheidungen relevant: Werkzeuge zur Steuerung von IT-Kosten und -Wert sollten so gewählt werden, dass sie Transparenz schaffen und Investitionen an den Geschäftszielen ausrichten.
IT-Investitionen mit Transparenz gezielt steuern
IT-Investitionen lassen sich besser bewerten, wenn CIOs und CFOs die Kosten über den gesamten Lebenszyklus kennen, mögliche Szenarien vergleichen und klare Steuerungsprozesse etablieren. So können sie Entscheidungen nachvollziehbar an Geschäftswert, Flexibilität und Nachhaltigkeitszielen ausrichten.
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