Excel ist im IT Financial Management (ITFM) weit verbreitet. Die Tabellenkalkulation ist flexibel und für viele Aufgaben geeignet. Wenn IT-Kostenmodelle, Verrechnungsschlüssel und Forecasts jedoch komplexer werden, steigen häufig der manuelle Aufwand und die Risiken unzureichend abgestimmter Daten. Drei Kostenfaktoren zeigen, wann eine spezialisierte ITFM-Software sinnvoll ist.
Für die Einordnung lohnt sich auch der Vergleich ITFM-Tools vs. Excel. Der folgende Beitrag erläutert die Risiken und ordnet die Ergebnisse einer von Serviceware beauftragten Forrester-Studie ein.
1. Fehler und Datenqualität erhöhen die IT-Kosten
Manuelle Eingaben bergen vermeidbare Risiken
Excel eignet sich für Ad-hoc-Analysen und Berechnungen. In großen IT-Finanzmodellen entstehen Probleme jedoch häufig an Schnittstellen: Daten werden aus mehreren Systemen importiert, Formeln kopiert und Auswertungen in verschiedenen Versionen verteilt. Fehlerhafte Eingaben oder uneinheitliche Annahmen können Budgets, Kostenstellen und Servicepreise beeinflussen.
Excel bietet durchaus Fehlerprüfungen, Datenvalidierung und weitere Schutzmechanismen. Diese erkennen jedoch nicht jede fachlich falsche Annahme. Vor allem bei einer Vielzahl verknüpfter Dateien wird es schwierig, die Herkunft von Zahlen und die jeweils gültige Kalkulationslogik durchgängig nachzuvollziehen.
Mögliche Folgen sind fehlerhafte Planwerte, verzögerte Entscheidungen und zusätzlicher Abstimmungsbedarf zwischen IT, Controlling und Fachbereichen.
Governance und Prüfpfade sind entscheidend
Auch bei Sicherheit und Compliance ist eine differenzierte Betrachtung wichtig. Microsoft 365 ermöglicht beispielsweise Zugriffsbeschränkungen, Versionsverläufe und die Nachverfolgung bestimmter Änderungen. Daraus entsteht jedoch nicht automatisch ein einheitlicher, fachlicher Prüfpfad für jede IT-Kostenverrechnung.
Spezialisierte ITFM-Systeme können Kostenmodelle, Berechtigungen, Datenquellen und Verrechnungsregeln zentral verwalten. Das erleichtert insbesondere die Vorbereitung von Finanzprüfungen, die Dokumentation von Showback und Chargeback sowie die Nachvollziehbarkeit von Umlagen.
In Forresters Total Economic Impact™ Studie zu Serviceware Financial wurden für das modellierte Unternehmen Effizienzvorteile bei Finanzprüfung und Compliance von rund 218.000 € über drei Jahre berechnet. Diese Zahl beschreibt Prozessvorteile, nicht nachgewiesene Einsparungen durch die Vermeidung von Cyberangriffen.
2. Manuelle ITFM-Prozesse binden teure Ressourcen
Wiederkehrende Arbeit verdrängt Wertschöpfung
Budgetdaten abgleichen, Verbrauchsmengen konsolidieren, Verteilungsschlüssel aktualisieren und Reports erstellen: Werden diese Tätigkeiten manuell über Arbeitsmappen hinweg durchgeführt, entsteht ein wiederkehrender Aufwand. Jede zusätzliche Datenquelle und jede neue Organisationseinheit erhöhen die Anforderungen an Pflege und Qualitätskontrolle.
Für CIOs, Finance und IT-Controlling besteht der eigentliche Nachteil nicht darin, dass Excel grundsätzlich keine Automatisierung erlaubt. Power Query, Makros und andere Funktionen können Prozesse vereinfachen. Aufwendig bleibt jedoch häufig die Pflege eines verteilten, individuell gewachsenen Finanzmodells.
Automatisierung schafft messbare Effizienz
Durch standardisierte Datenflüsse und ein gemeinsames Kostenmodell lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte reduzieren. Dadurch gewinnen Teams Zeit für Budgetsteuerung, Szenarioanalysen und die Bewertung von Technologieinvestitionen.
Forrester modellierte für Serviceware Financial eine jährliche Zeitersparnis von etwa 7.200 Arbeitsstunden. Daraus ergab sich ein finanzieller Effizienzvorteil von rund 419.000 € über drei Jahre. Die Werte sind auf die Annahmen des untersuchten Modellunternehmens bezogen.
Der Opportunitätskosten-Effekt geht über die Arbeitszeit hinaus: Wenn Finance und IT weniger Zeit mit der Abstimmung unterschiedlicher Zahlenstände verbringen, können sie schneller auf Kostenabweichungen reagieren und Investitionsentscheidungen fundierter vorbereiten.
3. Fehlende Transparenz verhindert IT-Einsparungen
Verteilte Daten erschweren gute Entscheidungen
Eine belastbare IT-Strategie erfordert Transparenz über Kosten, Verbrauch, Leistungen und Geschäftsnutzen. Einzelne Arbeitsmappen bilden meist nur einen Ausschnitt der Realität ab. Ohne konsistente Anbindung an ERP, Servicekataloge und Verbrauchsdaten entstehen Lücken zwischen IT, Finance und Fachbereichen.
Deloitte berichtete 2024, dass 46 % der befragten US-Technologieführungskräfte die Entwicklung und Umsetzung einer einheitlichen Technologiestrategie als wichtigste Priorität nannten. Außerdem beschrieben 54 % die Rolle des CIO als Change Agent und 59 % betonten die Förderung von Transformation und Innovation. Diese Zahlen zeigen veränderte Aufgabenprofile, belegen aber für sich genommen keine Schwächen von Excel.
Für ITFM ist entscheidend, Budgets, Ist-Kosten, Forecasts und Kostentreiber auf eine nachvollziehbare Datenbasis zu stellen. Nur dann lässt sich erkennen, welche Services besonders teuer sind, wo Verbrauch zunimmt und welche Maßnahmen finanziell sinnvoll sind.
Benchmarking macht Servicekosten vergleichbar
Beim Unit Cost Benchmarking werden Kosten pro Leistungseinheit verglichen, beispielsweise pro Nutzer, Arbeitsplatz oder Service. Dadurch können auffällige Kostenstrukturen sichtbar werden. IT und Fachbereiche können Alternativen bewerten und Leistungen bedarfsgerechter beziehen.
Die Forrester-Studie errechnete für das Modellunternehmen durch Unit Cost Benchmarking und Optimierung des Servicebezugs eine Reduktion der IT-Ausgaben von rund 1,86 Mio. € über drei Jahre. Weitere rund 2,98 Mio. € an vermiedenen Kosten ergaben sich durch die Reduzierung unnötiger IT-Service-Nachfrage beziehungsweise -Nutzung. Diese Vorteile lassen sich nicht allein dem Wechsel von Excel zu einer Software zuschreiben; zentral waren auch Änderungen im Kosten- und Verbrauchsmanagement.
So verbessert Serviceware Financial das ITFM
Kostenmodelle und Forecasts zentral steuern
Serviceware Financial unterstützt Organisationen dabei, Finanz- und Betriebsdaten in einem gemeinsamen Modell zusammenzuführen. Kosten können vom Hauptbuch über IT-Services bis zu den konsumierenden Geschäftseinheiten nachvollziehbar zugeordnet werden. Standardisierte Regeln für Kostenallokation, Planung und Reporting helfen, widersprüchliche Datenstände zu vermeiden.
Zu den zentralen Anwendungsfeldern gehören Budgetierung, Forecasting, Servicekostenrechnung, Showback, Chargeback und Unit Cost Benchmarking. Die Wirkung hängt von der Qualität der Ausgangsdaten, den definierten Prozessen und der Implementierung ab.
Audits und Compliance effizient unterstützen
Zentral dokumentierte Verrechnungsregeln und konsistente Datengrundlagen können Prüfungen vereinfachen. Zugriffsrechte, Nachvollziehbarkeit und passende Kontrollen müssen allerdings in der konkreten Systemumgebung konfiguriert und betrieben werden. Eine ITFM-Lösung ersetzt kein umfassendes Informationssicherheits- oder Compliance-Management.
Bei der Wirtschaftlichkeit ist eine realistische Einordnung wichtig: Für das Forrester-Modellunternehmen mit einem jährlichen IT-Budget von 150 Mio. € und 20.000 Mitarbeitenden ergaben sich über drei Jahre 5,48 Mio. € abgezinste Vorteile bei 1,48 Mio. € Kosten. Daraus berechnete Forrester 4,00 Mio. € Nettobarwert, 270 % ROI und eine Amortisationszeit von weniger als sechs Monaten. Andere Unternehmen können deutlich abweichende Ergebnisse erzielen.
Wann der Umstieg auf ITFM-Software sinnvoll wird
Excel bleibt für einzelne Analysen, schnelle Kalkulationen und kleinere Modelle ein wertvolles Werkzeug. Der Einsatz einer spezialisierten ITFM-Lösung lohnt sich besonders, wenn viele Datenquellen, komplexe Verrechnungsschlüssel, mehrere Gesellschaften, dynamische Nutzungsdaten oder hohe Anforderungen an Auditierbarkeit zusammenkommen.
Vor einer Entscheidung sollten IT und Finance den heutigen Arbeitsaufwand messen, die Datenqualität prüfen und ein konkretes Kostenmodell mit realen Unternehmensdaten testen. Eine Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung berücksichtigt neben Lizenzen auch Implementierung, Integrationen, Betrieb und organisatorische Veränderungen.
Hilfreiche nächste Schritte bieten der ITFM-Softwarevergleich 2026 und die Übersicht zur IT Financial Management Lösung von Serviceware.
Serviceware Financial im Praxiseinsatz kennenlernen
Wer komplexe IT-Kosten transparent machen, manuelle Prozesse reduzieren und Investitionen fundierter steuern möchte, sollte den konkreten Anwendungsfall mit den eigenen Daten prüfen.
In einer Serviceware-Demo beziehungsweise Beratung lassen sich Anforderungen, Datenquellen und ein möglicher Business Case besprechen.
