CIOs sollen Kosten kontrollieren, Innovation finanzieren und den Wert von IT-Ausgaben belegen. Dennoch wird IT Financial Management (ITFM) oft aufgeschoben, weil Daten, Servicekatalog oder Fachwissen angeblich noch nicht ausreichen. Die folgenden sieben Einwände zeigen, welche Voraussetzungen tatsächlich nötig sind und wie ein Einstieg schrittweise gelingen kann.
IT Financial Management kurz erklärt: sieben Einwände
ITFM macht Technologiekosten und ihre Zuordnung zu Services nachvollziehbar. Für den Einstieg braucht es nicht zwingend ein vollständig ausgebautes Modell. Umfang, Datenqualität und Verantwortlichkeiten sollten jedoch so festgelegt sein, dass die Ergebnisse belastbar und ihre Grenzen erkennbar bleiben.
1. Es fehlt ein vollständiger Servicekatalog
Ein vollständiger Servicekatalog ist nicht immer Voraussetzung für den Start. Oft lässt sich ein erstes Kostenmodell mit vorhandenen Finanzdaten, Kostenstellen und bereits dokumentierten IT-Services aufbauen. Die Struktur kann anschließend ergänzt werden.
Die Serviceware-Fallstudie zu KABEG beschreibt, wie das Krankenhausunternehmen seine IT-Kosten zuvor in umfangreichen Excel-Listen verwaltete und mit Serviceware Financial ein zentraleres Controlling einführte. Das Beispiel zeigt einen möglichen Einstieg mit vorhandenen Daten. Es belegt nicht, dass jedes Unternehmen ohne vorbereitete Serviceinformationen auskommt. KABEG-Fallstudie
Vor dem Start sollte feststehen, welche Services zunächst erfasst werden, wer die Zuordnungen verantwortet und wie Lücken dokumentiert werden.
2. Die Datenqualität reicht noch nicht aus
Perfekte Daten sind selten vorhanden. Unvollständige oder uneinheitliche Daten sollten jedoch nicht einfach als belastbare Grundlage behandelt werden. Für einen Pilotbereich können vorhandene Daten genutzt werden, wenn Annahmen, Unsicherheiten und fehlende Informationen sichtbar bleiben.
Ein stufenweises Vorgehen kann helfen:
- Einen überschaubaren Kostenbereich auswählen.
- Datenquellen und Zuständigkeiten dokumentieren.
- Zuordnungen anhand von Stichproben prüfen.
- Datenlücken priorisieren und schrittweise beheben.
So wird das Modell nicht nur genauer, sondern macht auch sichtbar, an welchen Stellen Datenpflege oder Abstimmung fehlen.
3. Im Team fehlen die passenden ITFM-Fähigkeiten
ITFM verbindet Finanzwissen, Datenverständnis und Kenntnisse der IT-Services. Das muss nicht von Beginn an in einer eigenen, vollständig besetzten TBM-Organisation gebündelt sein. Ein klar begrenzter Pilot und definierte Rollen können den internen Aufwand überschaubar halten.
Eine Revature-Umfrage von 2025 berichtete, dass 77 Prozent der befragten Organisationen vom IT-Fachkräftemangel betroffen waren. 56 Prozent nannten Upskilling und Reskilling als wichtigste Strategie für 2025. Die Umfrage wurde Ende 2024 unter 230 IT- und HR-Entscheidungsträgern in großen US-Unternehmen durchgeführt.
Fehlende Erfahrung lässt sich durch Schulungen, interne Zusammenarbeit oder externe Unterstützung ergänzen. Serviceware bietet laut eigener Darstellung auch ein „TBM Officer as a Service“-Modell an. Umfang, Verantwortlichkeiten und Kosten einer solchen Unterstützung sollten vorab konkret vereinbart werden.
4. TBM wirkt für den Einstieg zu komplex
Technology Business Management (TBM) kann viele Kosten- und Serviceebenen umfassen. Für erste Transparenz müssen jedoch nicht sofort alle Ebenen und Funktionen umgesetzt werden. Ein Pilot kann zunächst die wichtigsten Kostenarten und Services abbilden und später um Benchmarking, Forecasting oder detailliertere Zuordnungen wachsen.
Die Fallstudie zu SWE-Digital beschreibt einen schrittweisen Ausbau der Kosten- und Serviceübersicht mit Serviceware Financial. Das ist ein Kundenbeispiel, keine allgemeingültige Aussage darüber, wie schnell oder einfach ein TBM-Modell eingeführt werden kann.
Ein kleines Modell ist dann sinnvoll, wenn es eine konkrete Steuerungsfrage beantwortet. Eine Reduzierung des Umfangs sollte nicht zulasten der Nachvollziehbarkeit gehen.
5. Der Nutzen zeigt sich angeblich nicht schnell genug
Wie schnell ITFM Nutzen stiftet, hängt vom Ausgangspunkt und vom gewählten Umfang ab. Ein erster Pilot kann etwa Transparenz über Kosten, Abrechnungsaufwand oder Forecast-Abweichungen schaffen. Finanzielle Einsparungen entstehen aber erst, wenn daraus Maßnahmen folgen und deren Wirkung gemessen wird.
Eine Harvey-Nash-Umfrage zu den Erwartungen für 2025 ergab, dass 36 Prozent der befragten CIOs mit einem Wachstum der IT-Belegschaft rechneten. CIO.com berichtete im Dezember 2024, dies sei der niedrigste Wert seit 2011 gewesen. Es handelte sich um damalige Erwartungen für 2025; der Wert belegt weder die tatsächliche Personalentwicklung in diesem Jahr noch die Situation 2026.
Serviceware gibt an, dass Kunden bei strukturierten Sprints erste verwertbare Ergebnisse häufig innerhalb von vier bis sechs Wochen erreichen. Da der Artikel keine näheren Angaben zu Stichprobe, Projektumfang oder Messmethode enthält, sollte dieser Zeitraum vor einer Übernahme in den eigenen Business Case anhand des geplanten Projekts geprüft werden.
Eine Forrester-TEI-Analyse zu Serviceware Financial errechnete für ein modelliertes Unternehmen einen ROI von 270 Prozent und eine Amortisationszeit von unter sechs Monaten. Diese Werte gelten für das untersuchte Modell und sind keine Garantie für andere Einführungen.
Ein belastbarer Pilot benennt vorab Kennzahlen, Zeitraum und Verantwortliche. So lässt sich prüfen, ob das Modell nützliche Ergebnisse liefert, ohne einen pauschalen Zeitplan zu versprechen.
6. ITFM scheint für das Geschäft nicht relevant
Wenn ein Unternehmen Geld für Cloud, SaaS, Infrastruktur, interne IT-Services oder Projekte ausgibt, kann ITFM helfen, diese Ausgaben besser zuzuordnen. Der Nutzen liegt darin, Kosten mit Services und Verantwortlichkeiten zu verknüpfen und Entscheidungen zu Budget, Nachfrage oder Serviceumfang nachvollziehbarer zu machen.
ITFM ist dabei kein Ersatz für Geschäftsstrategie oder Finanzplanung. Es liefert eine strukturierte Sicht auf Technologieausgaben, die Gespräche zwischen IT, Finance und den Fachbereichen unterstützen kann.
7. Transparenz könnte gegen die IT verwendet werden
Mehr Transparenz kann Fragen zu Kosten und Verbrauch auslösen. Das ist nicht automatisch ein Nachteil. Entscheidend ist, dass Kennzahlen, Zuständigkeiten und Zugriffsrechte vorab geregelt werden und Berichte mit ihrem jeweiligen Kontext interpretiert werden.
Die EOS-Fallstudie beschreibt eine zentrale Plattform für IT-Controlling in einer Gruppe mit mehr als 60 Unternehmen. Sie berichtet von einer gemeinsamen Datenbasis und weniger manuellem Aufwand in Planung und Budgetierung. Das Beispiel belegt die beschriebene Umsetzung bei EOS, nicht pauschal einen Vertrauensgewinn in jeder Organisation. EOS-Fallstudie
Mögliche Folgen des Aufschubs realistisch bewerten
Ohne ein nachvollziehbares Kostenmodell können bestimmte Risiken bestehen: manuelle Abstimmungen bleiben aufwendig, doppelte Services werden möglicherweise spät erkannt, und Budgetentscheidungen beruhen auf unvollständigen Informationen. Welche Auswirkungen das konkret hat, sollte anhand interner Daten bewertet werden.
Ein Business Case sollte deshalb keine pauschalen „Millionen an verpassten Einsparungen“ ansetzen. Sinnvoller ist es, heutige Arbeitsstunden, strittige Zuordnungen, Vertragskosten und Forecast-Abweichungen zu erfassen und mögliche Verbesserungen getrennt zu bewerten.
Serviceware-Angaben im Pilot konkret überprüfen
Serviceware beschreibt das Digital Value Model als Grundlage für einen stufenweisen ITFM- und TBM-Ausbau und verweist auf seine FinOps-Zertifizierung. Diese Angaben können Teil einer Anbieterauswahl sein. Sie ersetzen nicht die Prüfung, ob Funktionen, Integrationen und Einführungsplan zu den eigenen Anforderungen passen.
Für die Bewertung sollten unter anderem folgende Punkte geklärt werden:
- Welche Ergebnisse und Meilensteine umfasst der geplante Pilot?
- Welche SAP- und ERP-Schnittstellen sind für die benötigten Daten konkret verfügbar?
- Welche Leistungen enthält die TBM-Unterstützung, und welche Kosten fallen dafür an?
- Welche Berechtigungen, Berichte und Exportmöglichkeiten lassen sich im eigenen Nutzungsszenario demonstrieren?
- Welche Einsparungen werden als Ziel angenommen, und wie werden sie nachgewiesen?
ITFM mit einem begrenzten Anwendungsfall erproben
Ein Pilot mit klarer Fragestellung, abgegrenztem Datenumfang und messbaren Kennzahlen kann zeigen, ob ITFM zur eigenen Organisation passt. Weitere Informationen bietet Serviceware zu IT Financial Management, zum Digital Value Model und zu ITFM-Beratung.
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