Unilabs: getransformeerde patiëntgerichte diensten door heel Nederland

In de loop van enkele jaren had Unilabs vier afzonderlijke laboratoria in Nederland overgenomen, die elk hun eigen, niet-gekoppelde systemen gebruikten voor HR, planning en roostering, orderbeheer en laboratoriuminformatie. Deze versnippering maakte het niet alleen lastig voor patiënten om hun weg te vinden; het zorgde ook voor operationele inefficiënties en verhoogde de complexiteit van het beheren van afspraken, workflows en data-uitwisselingen. Medewerkers moesten gelijktijdig met meerdere tools werken, waardoor het moeilijk werd om consistente processen te handhaven of diensten effectief op te schalen.

Om deze uitdagingen te overwinnen, startte Unilabs het initiatief “One Unilabs” met als doel één enkele, gestandaardiseerde werkwijze voor alle locaties in te voeren. Het project richtte zich op het consolideren van plannings- en pre-analytische processen met behulp van één centraal planningsplatform.

Belangrijkste doelstellingen waren:

• Het standaardiseren van planning en logistiek voor zowel huisbezoeken als bloedafnamelocaties

• Het vervangen van vier verschillende systemen door één uniform planningsplatform

• Het verlagen van kosten door consolidatie van licenties, hosting en leverancierscontracten

• Het stroomlijnen van digitale workflows om de ervaring van medewerkers en patiënten te verbeteren

Unilabs koos voor Serviceware Resources als centraal planningsplatform voor al haar activiteiten in Nederland. De uitrol startte bij het grootste laboratorium in Amsterdam, dat al beschikte over de meest volwassen en efficiënte processen en daardoor als referentiemodel diende voor de verdere implementatie.

Als onderdeel van de implementatie is Unilabs van plan de planning van afspraken voor bloedafnamelocaties te centraliseren, zodat alle afspraken vanuit één bron kunnen worden beheerd. Voor mobiele huisbezoeken maakt de Serviceware-oplossing nu geavanceerde routeoptimalisatie mogelijk, waardoor medewerkers hun opdrachten op smartphones kunnen raadplegen en efficiënt tussen patiëntlocaties kunnen navigeren. Het platform integreerde bovendien naadloos met de bestaande orderbeheer- en HR-systemen, wat zorgt voor een soepele informatiestroom en minder behoefte aan handmatige afstemming.

Om zowel de buitendienst als administratieve medewerkers te ondersteunen, biedt Serviceware Resources digitale tools voor registratie, planning en communicatie — zodat alle betrokkenen, van planningsteams en dispatchers tot zorgverleners, werken in één gedeeld, realtime systeem. Ook patiënten profiteren van deze digitale transformatie: met selfserviceportalen kunnen zij snel en gemakkelijk afspraken inplannen.

• Operationele efficiëntie: Unilabs ondersteunt nu alle afspraaktypen (huisbezoeken, afnames in het centrum en op de prikposten) via één enkele applicatie.
• Papierloze processen: De volledige patiëntroute en de werkstroom van medewerkers zijn nu volledig digitaal.
• Schaalbaarheid: Meer dan 600 gebruikers van meerdere laboratoria zijn geconsolideerd in één systeem.
• Verbeterde medewerkerservaring: Medewerkers werken nu met één interface in plaats van meerdere apps te moeten combineren.
• Lagere systeemkosten: Lagere licentie-, hosting- en integratie-inspanningen.
• Strategische IT-afstemming: Serviceware Resources is verankerd in de langetermijnarchitectuur van Unilabs.

De volgende stap: verdere standaardisatie en meer inzicht

Met vier van de vijf laboratoria al live, gaat Unilabs verder met de uitrol naar extra locaties, waaronder de regio Utrecht. Serviceware wordt het centrale platform voor planning en registratie in alle Nederlandse operaties. Nieuwe projecten zijn gericht op het versterken van de digitale patiëntroute, het monitoren van service-KPI’s en het uitbreiden van systeemintegraties — waarmee Serviceware wordt gepositioneerd als de ruggengraat van procesautomatisering in de pre-analyse.

De overgang naar Serviceware werd uitgevoerd in iteratieve fasen, waardoor het risico werd geminimaliseerd en de bedrijfscontinuïteit gedurende de gehele uitrol gewaarborgd bleef. Ondanks krappe deadlines en technische onderlinge afhankelijkheden bleef het project op schema, dankzij proactief projectmanagement en nauwe samenwerking tussen de teams van Unilabs en Serviceware: “Ze zaten elke dag met ons om de tafel om alles uit te zoeken. Hun flexibiliteit en bereidheid om zich aan te passen maakten het verschil. De samenwerking voelde als een echt partnerschap – snel, hands-on en volledig gericht op het vinden van oplossingen,” zegt Natascha Lindemulder-Assies, Project Manager IT bij Unilabs.

Het bedrijf blijft vertrouwen op Serviceware als strategische partner om processtandaardisatie, schaalbaarheid en patiëntgerichte innovatie in laboratoriumdiensten te stimuleren.