Wenn Sie für die IT-Finanzen zuständig sind, müssen Sie wahrscheinlich nicht davon überzeugt werden, dass IT-Finanzmanagement funktioniert. Sie kennen sich bestens aus mit manuellen Zuordnungen, strittigen Rechnungen und Prognosen, die danebenliegen. Das Schwierige daran ist nicht die Überzeugung – sondern die Genehmigung des Budgets durch Personen, die sich nicht tagtäglich mit Kostenmodellen beschäftigen. Der CFO will eine Rendite, die er verteidigen kann. Der CIO will wissen, dass dadurch Budget freigesetzt wird, anstatt zusätzliche Kosten zu verursachen. Ihre Aufgabe ist es, ein Konzept zu entwickeln, das beide Seiten überzeugt.
Die Chancen stehen auf Ihrer Seite. Gartner prognostiziert, dass die weltweiten IT-Ausgaben im Jahr 2026 6,31 Billionen US-Dollar erreichen werden, und Forrester geht davon aus, dass zwei Drittel der CIOs ihre Budgets rechtfertigen müssen, indem sie Technologieausgaben mit dem geschäftlichen Nutzen verknüpfen. Der Druck, den Wert der IT unter Beweis zu stellen, ist genau die Chance, die ITFM eröffnet. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie diese Chance in einen genehmigten Business Case verwandeln können.
Ein überzeugender Business Case für ITFM sollte vier Punkte abdecken:
Kosten des Status quo quantifizieren: Was kostet es, IT-Finanzmanagement weiterhin manuell und fragmentiert zu betreiben?
Nutzen in Phasen darstellen: Frühe Effizienzgewinne, anschließend strukturelle Einsparungen und langfristig eine bessere Steuerung von Investitionen.
Mit bestehenden Kennzahlen verknüpfen: Jede Phase sollte auf Metriken einzahlen, die CFO und CIO bereits verfolgen.
Kosten des Nichtstuns sichtbar machen: Nicht nur die Investition in ITFM verursacht Kosten. Auch ein weiteres Jahr mit ineffizienten Prozessen und fehlender Transparenz hat einen Preis.
Die Argumentation sollte anschließend auf die jeweiligen Stakeholder zugeschnitten und mit belastbaren externen Daten untermauert werden.
Viele Business Cases starten mit den Kosten der neuen Plattform. Für ITFM ist es sinnvoller, zunächst die Kosten des bestehenden Vorgehens zu quantifizieren.
Dazu gehören beispielsweise:
manueller Aufwand für Kostenverteilungen
Zeitaufwand durch strittige Abrechnungen
verpasste Vertragsverlängerungen oder Doppelzahlungen
ungenaue Forecasts und daraus resultierende kurzfristige Einsparungen
Audit-Risiken aufgrund nicht nachvollziehbarer Kostenverteilungen
Diese Kosten bilden die Ausgangsbasis für den Business Case. Dadurch verschiebt sich die Diskussion von „Können wir uns ITFM leisten?“ zu „Können wir uns leisten, auf ITFM zu verzichten?“.
Ein phasenweiser Business Case macht sichtbar, dass ITFM nicht erst nach mehreren Jahren einen Nutzen erzeugt.
Phase 1: Schnelle Erfolge. Automatisierung und mehr Transparenz reduzieren manuellen Aufwand und schaffen eine verlässliche Datengrundlage. Palfinger reduzierte beispielsweise den Aufwand für seine IT-Abrechnung von zwei Tagen auf zwei Stunden. Eine von Serviceware beauftragte Forrester-TEI-Studie zu Serviceware Financial weist zudem auf rund 7.200 eingesparte Arbeitsstunden pro Jahr und einen Payback von weniger als sechs Monaten hin.
Phase 2: Strukturelle Einsparungen. Mit belastbaren Kosten- und Nutzungsdaten entstehen konkrete Optimierungspotenziale. Benchmarking kann beispielsweise Einsparungen bei IT-Serviceverträgen unterstützen. Die Quelle nennt hier Potenziale von 15 bis 30 Prozent sowie mögliche Einsparungen von bis zu 10 Prozent beim IT-Budget.
Phase 3: Strategische Steuerung. ITFM unterstützt nicht nur bei Einsparungen, sondern bei der gezielten Steuerung von Technologieinvestitionen. Dazu gehört insbesondere die Balance zwischen Run und Change. McKinsey zeigt, dass sogenannte „deliberate modernizers“ einen mindestens 20 Prozent niedrigeren Anteil ihres Technologiebudgets für laufende Infrastrukturkosten einsetzen als andere Organisationen und dadurch Mittel für KI und Wachstum freisetzen.
Ein Business Case muss unterschiedliche Interessen berücksichtigen.
Für den CFO stehen messbare Rendite und finanzielle Kontrolle im Mittelpunkt. Relevante Argumente sind Payback-Zeit, Reduktion von IT-Ausgaben, Forecast-Qualität, Auditierbarkeit, Compliance und die Möglichkeit, freigesetzte Budgets neu einzusetzen.
Für den CIO sind Budgetsteuerung und Innovationsfähigkeit wichtiger. Dazu zählen eine transparentere Run/Change/Grow-Struktur, bessere Argumentationsfähigkeit gegenüber Finance sowie die Möglichkeit, Einsparungen gezielt in Cloud, KI und Modernisierung zu reinvestieren.
Ein gemeinsames ITFM-Modell verbindet beide Perspektiven. Finance und IT arbeiten mit denselben Daten und reduzieren dadurch Diskussionen über unterschiedliche Zahlenstände oder Berechnungsgrundlagen.
Interne Annahmen überzeugen weniger als nachvollziehbare externe Referenzen. Der Business Case sollte deshalb auf belastbaren Daten basieren. Relevante Beispiele aus den zugrunde liegenden Quellen sind:
Zwei Drittel der CIOs müssen Technologieausgaben stärker mit Business Value verknüpfen
Die FinOps Foundation nennt die Zuordnung von KI-Kosten zu Geschäftsbereichen als eine der zentralen Herausforderungen des Jahres 2026.
Die beauftragte Forrester-TEI-Studie weist auf einen ROI von 270 Prozent und einen Payback von weniger als sechs Monaten hin.
Für einen belastbaren Business Case sollten Aussagen möglichst konservativ angesetzt und mit Quellen belegt werden. Nicht belegbare Kennzahlen gehören nicht in die Argumentation.
Ein guter Business Case behandelt erwartbare Einwände bereits vor der Budgetentscheidung.
Für die Entscheidungsebene lässt sich der Business Case auf eine Seite reduzieren:
Ausgangslage: Was kostet der Status quo?
Nutzen: Welche messbaren Effekte entstehen in welcher Phase?
Kennzahlen: Welche KPIs verbessern sich und wem gehören sie?
Externe Belege: Welche Benchmarks oder Studien stützen die Annahmen?
Kosten des Wartens: Welche zusätzlichen Kosten entstehen, wenn die heutige Vorgehensweise fortgeführt wird?
Entscheidungsbedarf: Welche Investition wird konkret benötigt?
Entscheidend ist eine konservative und nachvollziehbare Darstellung. Nicht die höchste theoretische Einsparung überzeugt, sondern eine Zahl, die einer kritischen Prüfung standhält.
Der belastbarste Business Case basiert auf der eigenen Kostenstruktur statt auf einem Standardmodell. Die IT Financial Management-Plattform von Serviceware unterstützt dabei, den möglichen Return auf Basis der eigenen Kostenbasis zu modellieren. Demo buchen
Ein ITFM-Business-Case ist die interne Entscheidungsgrundlage für eine Investition in IT Financial Management. Er quantifiziert die Kosten des Status quo, den erwarteten Nutzen und den strategischen Mehrwert und richtet die Argumentation an den relevanten Entscheidern aus.
Im Mittelpunkt stehen belastbare Rendite und finanzielle Kontrolle. Dazu gehören Payback-Zeit, IT-Ausgabensenkung, Forecast-Qualität, Auditierbarkeit, Compliance und die Möglichkeit, freigesetzte Budgets neu zu verteilen. Externe Benchmarks und Studien erhöhen die Nachvollziehbarkeit.
Die zitierte, von Serviceware beauftragte Forrester-Total-Economic-Impact-Studie nennt einen ROI von 270 Prozent und einen Payback von weniger als sechs Monaten. Für die eigene Bewertung sollte der Return zusätzlich auf Basis der individuellen Kostenstruktur modelliert werden.
Der Business Case sollte den Nutzen zeitlich staffeln. Automatisierung und Transparenz können frühe Effekte schaffen, während Optimierung und strategische Steuerung anschließend weitere Potenziale erschließen. Die genannte TEI-Studie verweist auf einen Payback von weniger als sechs Monaten.