Die Budgets sind knapp. Die Anforderungen steigen. Gleichzeitig bleiben versteckte IT-Kosten oft unbemerkt und binden Mittel, die für Transformation und Innovation fehlen.
Um erste Einsparpotenziale zu identifizieren, ist jedoch nicht immer ein umfassendes Audit notwendig. Schon vier gezielte Checks können Ineffizienzen sichtbar machen, etwa ungenutzte Softwarelizenzen oder überdimensionierte Cloud-Ressourcen.
Dieser Guide zeigt vier praktische Checks, die sich schnell durchführen lassen. Sie lösen nicht jedes Kostenproblem, schaffen aber mehr Transparenz, setzen Budget frei und stärken die Grundlage für ein wirkungsvolles IT Financial Management.
Viele Unternehmen bezahlen für mehr Softwarelizenzen, als tatsächlich benötigt werden. Manche gehören zu ehemaligen Mitarbeitenden, andere zu Anwendungen, die seit Monaten nicht mehr genutzt wurden.
Häufig fällt das erst bei der nächsten Vertragsverlängerung auf. Und selbst dann ist es oft einfacher, bestehende Lizenzen weiterzuführen, als deren tatsächlichen Bedarf zu überprüfen.
Berichten zufolge bleiben bis zu 53 % der SaaS-Lizenzen ungenutzt. Gleichzeitig können zusätzliche AI-Funktionen in Premium-Tarifen die Lizenzkosten weiter erhöhen.
Softwarelizenzen kurz erklärt und schnell geprüft
Dafür ist kein vollständiges Software-Audit erforderlich. Bereits eine erste Analyse zeigt, ob Lizenzbestände und damit verbundene Kosten schleichend wachsen.
Cloud Waste wirkt selten dringend, es sei denn, dass eine unerwartet hohe Rechnung erklärt werden muss.
Vergessene Entwicklungsumgebungen, überdimensionierte Instanzen und ungenutzte Ressourcen sind bekannte Kostentreiber. Da Cloud-Ausgaben jedoch über verschiedene Teams, Accounts und Services verteilt sein können, werden solche Ineffizienzen nicht immer zentral sichtbar.
Untersuchungen beziffern den Anteil verschwendeter Cloud-Ausgaben teilweise auf 32 %. Je stärker Unternehmen Cloud-Services nutzen, desto wichtiger wird deshalb eine kontinuierliche Kostentransparenz.
Tool Sprawl entsteht meist schrittweise. Ein Team benötigt kurzfristig eine neue Lösung und schließt ein Abonnement ab. Später ersetzt ein anderes Tool die ursprüngliche Anwendung, doch der alte Vertrag läuft weiter.
Über mehrere Abteilungen hinweg entsteht so schnell eine umfangreiche Tool-Landschaft mit zahlreichen Verträgen, für die teilweise keine eindeutige Verantwortung mehr besteht.
Besonders problematisch wird dies, wenn Technologien außerhalb der zentralen IT beschafft oder verändert werden. Dadurch entstehen nicht nur mögliche Security-Risiken. Auch die Transparenz über IT-Ausgaben nimmt ab.
Tool Sprawl kurz erklärt und schnell geprüft
Redundanzen können durch Shadow IT, Altverträge oder M&A-Aktivitäten entstehen. Unabhängig von der Ursache schafft eine transparente Übersicht die Grundlage, um über Konsolidierung und mögliche Einsparungen zu entscheiden.
Wenn Business Units nicht sehen, welche IT-Services sie nutzen und welche Kosten dadurch entstehen, fehlt häufig der Anreiz, den eigenen Verbrauch zu hinterfragen.
Ein vollständiges Chargeback-Modell ist dafür nicht zwingend erforderlich. Bereits ein einfacher Showback kann Transparenz schaffen und die Kostenverantwortung stärken. Das wird besonders relevant, wenn Ausgaben für Cloud-Services und AI weiter steigen.
Showback kurz erklärt und schnell angewendet
So wird der Zusammenhang zwischen Nutzung und Kosten sichtbar. Gleichzeitig entsteht eine bessere Grundlage für Gespräche über Verbrauch, Verantwortlichkeiten und mögliche Optimierungen.
Kleine IT-Kostenchecks mit spürbarer Wirkung
Keiner dieser Checks ist eine umfassende Transformation. Es handelt sich um grundlegende Maßnahmen des IT-Kostenmanagements, die im Tagesgeschäft jedoch leicht in den Hintergrund geraten.
Genau deshalb lohnt sich der regelmäßige Blick auf Lizenzen, Cloud-Ressourcen, Tools sowie Showback und Chargeback. Selbst wenn einzelne Positionen klein erscheinen, können sich wiederkehrende unnötige Ausgaben über die gesamte IT-Landschaft erheblich summieren.
Regelmäßige Checks senden außerdem ein wichtiges Signal an Finance, Management und die eigenen Teams: Kostenkontrolle ist keine einmalige Aufgabe im jährlichen Budgetprozess. Sie ist Bestandteil eines kontinuierlichen IT Financial Managements.
IT-Kostentransparenz konsequent weiterentwickeln
Die vier Checks schaffen einen schnellen Einstieg. Wenn jedoch mehr Zeit für das Zusammentragen und Abstimmen von Daten als für fundierte Entscheidungen benötigt wird, lohnt sich eine zentrale Sicht auf IT-Kosten und deren Treiber.
Die ITFM-Plattform von Serviceware führt relevante IT-Kostendaten aus Bereichen wie Softwarelizenzen, Cloud Cost Management, Infrastruktur und internen Services in einer gemeinsamen Sicht zusammen.
Wie CIOs damit laufende Kosten besser steuern, Investitionsspielräume für Transformation schaffen und IT-Ausgaben mit ihrem Business Value verbinden können, zeigt IT Financial Management für CIOs.
Kosten lassen sich dadurch transparenter verfolgen, zuordnen und optimieren, ohne Entscheidungen von manuellen Spreadsheet-Auswertungen oder dem nächsten Quartalsreview abhängig zu machen.
20-minütige Demo vereinbaren, um zu erfahren, wie Serviceware den Weg von grundlegender Kostentransparenz zu einer umfassenderen Steuerung der IT-Ausgaben unterstützt.