Meine Ausbildung als Veranstaltungskauffrau im Marketing

Hallo Franzi! Du hast im August letzten Jahres deine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei Serviceware angefangen. Wie geht es dir aktuell als Azubi? 

Franzi: Mir geht es bei meiner Ausbildung aktuell sehr gut. Ich hatte einen schönen Start in meinen nächsten Lebensabschnitt, habe viele neue Menschen kennengelernt und in meiner Rolle als Veranstaltungskauffrau auch schon ein paar Veranstaltungen vor Ort mitbekommen.

Was macht denn eine Veranstaltungskauffrau eigentlich in einem Softwarehaus?

Franzi: Zu den Aufgaben einer Veranstaltungskauffrau gehört die ganzheitliche Organisation von Events – sowohl live als auch digital –, die Suche nach passenden Locations für eine Veranstaltung oder auch die Erstellung von Kostenplänen, um kalkulieren zu können, wie teuer eine Veranstaltung möglicherweise wird. Daneben organisiere ich auch die Bestellung sowie den Versand von Giveaways und nehme an viele Meetings zu Veranstaltungsplanungen teil. So besprechen wir etwa mit unseren Grafikern, wie ein Stand auf einer Messe aussehen oder wo er sich in der Messehalle am besten befinden soll, um möglichst viel Laufpublik anzuziehen. Und manchmal wird nach einer Analyse der Vorjahresergebnisse auch besprochen, ob es sich überhaupt lohnen würde, an der nächsten Veranstaltung teilzunehmen. Denn im Endeffekt sollen ja auch Veranstaltungen neue Verkaufschancen für das Unternehmen generieren und müssen sich daher lohnen.

Was hast du vor deiner Ausbildung gemacht?

Franzi: Ich habe 2021 meinen Realschulabschluss gemacht und wollte danach Rettungs- bzw. Notfallsanitäterin werden, was allerdings nicht funktioniert hat. Da ich anfangs keine passende Ausbildung gefunden habe, entschied ich mich 2022 mein Abitur nachzuholen. Doch schnell merkte ich, dass mir eine praktische Tätigkeit viel mehr liegt. Also habe ich 2023 ein Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ) in einer Grundschule absolviert. Das war eine wirklich tolle Erfahrung! Ich ging weiter auf die Suche nach einem Ausbildungsplatz und fand schließlich bei Serviceware die Stelle zur Veranstaltungskauffrau.

Also war Veranstaltungskauffrau gar nicht dein Traumberuf? Wie bist du dann auf diese Ausbildungsstelle bei der Firma Serviceware gekommen?

Franzi: Das war tatsächlich durch Zufall. Ich habe bei LinkedIn einen Post von Serviceware gesehen. Dadurch, dass es mit dem Traumberuf nicht funktioniert hat, habe ich generell mal geschaut, welcher Beruf zu mir passen könnte und habe mich bei dem Profil der „Veranstaltungskauffrau“ wiedererkannt.

Was machst du denn als Erstes, wenn du zur Arbeit kommst, und wie sieht ein Arbeitstag bei dir aus? Hast du eine feste Routine?

Franzi: Ich komme morgens zunächst an meinem Schreibtisch an, packe meinen Laptop aus, fahre diesen hoch und öffne erstmal alle notwendigen Programme, die ich den Tag über brauche. Dann lese ich alle neuen Mails und Nachrichten, plane meinen Tag und meine Aufgaben auf OneNote, um einen Überblick zu bekommen. Nach ein paar Meetings arbeite ich dann meine Aufgaben ab, es kommt aber darauf an, wieviel Zeit ich dazwischen habe. Dabei ist auch zu beachten, welche der Aufgaben eine höhere Priorität besitzt, wie zum Beispiel, ob es wichtiger ist, ein Paket zu packen, welches nächste Woche im Berliner Büro sein muss, oder ob ich mein Berichtsheft tagesaktuell halten sollte. Eine feste Routine habe ich tatsächlich nicht. Denn eine Veranstaltungskauffrau hat jeden Tag etwas anderes auf dem Plan stehen. Zum Beispiel kann ich an einem Tag viele Meetings haben, am nächsten Tag kann ich auf einer Veranstaltung sein, den Tag darauf muss ich vielleicht Giveaways zusammenpacken und für eine Veranstaltung versenden. Bei mir ist fast jeder Tag anders.

Okay, also ist dein Tag doch ziemlich abwechslungsreich. Was ist denn deine Lieblingstätigkeit bei der Arbeit?

Franzi: Eigentlich habe ich keine Lieblingsaufgabe. Dadurch, dass ich viele verschiedene Dinge mache, freue ich mich auf alles, was ich neu lernen darf.

Das klingt schön. Aber gibt es eigentlich auch Projekte, die du bei deinem Beruf gar nicht magst?

Franzi: Projekte an sich sind es nicht. Es ist eher, wenn man gerade in der Anfangszeit noch nicht so vertraut ist mit allen Computer-Programmen oder wenn man aus Versehen die Veranstaltungen und Events miteinander verwechselt, die aber gar nichts miteinander zu tun haben (lacht). Solche Dinge sind für mich sehr herausfordernd.

Wie würdest du denn das Arbeitsklima in deiner Abteilung beschreiben?

Franzi: Das Arbeitsklima in unserer Abteilung ist echt gut ist. Man kann offen mit allen Arbeitskolleg:innen sprechen. Und wenn man Fragen hat, stehen alle mit Rat und Tat zur Seite und sind sehr hilfsbereit. Also im Großen und Ganzen würde ich sagen, dass meine Kolleg:innen top sind.

Was sagt deine Familie zu der Ausbildung?

Franzi: Meine Familie freut sich, dass ich eine Ausbildung gefunden habe, die mir Spaß macht. Sie fragen auch mal gerne nach, was ich so bei der Arbeit gemacht habe. Manchmal sind sie sogar ein wenig neidisch, weil ich viel unterwegs bin und dementsprechend viel von der Welt sehe, ich in Gleitzeit arbeiten kann und mit allen Kolleg:innen gut auskomme.

Es ist echt schön, dass deine Familie dich dabei so unterstützt. Was motiviert dich denn, deine Ausbildung abzuschließen?

Franzi: Auf jeden Fall meine Klassenkamerad:innen und meine Arbeitskolleg:innen. Man bekommt immer Hilfe, wenn man danach fragt. Ich habe auch ein gutes Gefühl, wenn ich zur Arbeit oder Berufsschule gehe, weil ich weiß, dass ich dort sehr nette Arbeitskolleg:innen und Klassenkamerad:innen treffe. Ich fühle mich dort gut aufgehoben.

Möchtest du deswegen auch nach deiner Ausbildung bei der Firma bleiben oder würdest du eher einen Wechsel bevorzugen?

Franzi: Ich möchte auf jeden Fall bei der Firma Serviceware bleiben. Allein, weil meine ganzen Kolleg:innen super nett sind, ich mich inzwischen mit den ganzen Programmen und Abläufen gut auskenne und ich auch keinen Grund sehe, zu wechseln.

Meine letzte Frage an dich: Was wäre deine Botschaft an die Leute, die aktuell eine Ausbildung suchen, aber keinen Erfolg dabei haben?

Franzi: Meine Botschaft lautet, dass man sich auf keinen Fall auf eine bestimmte Ausbildung versteifen sollte. Es ist hilfreich, flexibel zu bleiben, d.h. sich auch Berufe anzuschauen, von denen man erst dachte, sie liegen einem nicht. Denn wenn man sich auf einen bestimmten Ausbildungsberuf versteift hat, der aber nur schwierig oder gar nicht zu erreichen ist, verliert man gegebenenfalls viel Zeit, um sich etwa bei einer anderen Firma für eine andere Ausbildung zu bewerben.

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann bewirb dich bei uns!